В своей простейшей форме внутренний контроль - это сумма всего, что ваш бизнес делает для выявления и снижения рисков, которые, согласно США.Администрация малого бизнеса часто потребляет около 5 процентов годового дохода компании. Хотя предприятия любого размера сталкиваются с рисками мошенничества, кражи и злоупотребления активами предприятия, малые предприятия с неадекватными процедурами документирования часто оказываются более уязвимыми. Процедуры документирования способствуют и являются частью строгого внутреннего контроля.
Повышенная ответственность
Хотя хорошо разработанные процедуры документирования усиливают как превентивный, так и детективный внутренний контроль, неадекватные процедуры документирования являются основной причиной, по которой некоторые компании не обнаруживают, что кража или мошенничество происходят до тех пор, пока не стало слишком поздно, отмечается в «Журнале учета». Формальные процедуры документирования предоставляют руководство по внедрению средств контроля и повышают ответственность, поскольку ваши сотрудники должны доказывать и проверять, а не просто заявлять, что они следовали или выполняли внутренний контроль.
Доказательственная ценность
Процедуры документирования создают прослеживаемые доказательства, в том числе, кто был вовлечен в задачу или финансовую транзакцию и когда и как она была вовлечена. Вы можете создавать такие процедуры, как отметки времени и даты, которые работают за кулисами, а также устанавливать правила документирования, которым должны следовать сотрудники. Оба одинаково важны для восстановления действий при отслеживании транзакций и создании контрольных журналов. Например, подписанные бланки ваучеров, копии чеков на пополнение мелкой наличности, идентификационный номер сотрудника, а также компьютерные отметки времени и даты предоставляют свидетельства следов аудита.
Более безопасное управление информацией
Актуальные или отсканированные вложения, сноски в финансовом отчете и компьютерный журнал изменений транзакций являются примерами процедур документирования, которые способствуют и усиливают средства управления информацией. Все они полезны для документирования причин для исправления или корректировки бумажных или электронных деловых записей, что в конечном итоге поможет вам предотвратить и обнаружить мошенничество и кражу сотрудников. Соответствующая отметка даты и времени и свидетельство предварительного одобрения, такие как инициалы начальника отдела, еще больше усиливают средства управления информацией.
Лучший контроль качества
Помимо предотвращения как внутреннего, так и внешнего мошенничества, процедуры документирования склада и управления запасами могут поддерживать контроль качества. Это включает требование к сотрудникам склада подсчитывать, проверять и документировать поврежденные входящие и исходящие товары. Процедуры предотвращения мошенничества и кражи, которые способствуют хорошему внутреннему контролю, включают в себя правило документирования, требующее от сотрудников заполнять, подписывать и отправлять отборочный лист для каждого исходящего заказа клиента и процедуры маркировки, которые регистрируют и идентифицируют элементы инвентаря, включая описания, номера деталей, единицы измерения. мера и количества.
