Главная книга - это место, где объединяются все данные и записи системы бухгалтерского учета компании, и где все транзакции проводятся. Это также место, откуда берется информация финансовой отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств). Главная книга должна храниться в балансе и обновляться, чтобы бухгалтерские записи были полными и точными.
Определите, находится ли главная бухгалтерская книга в балансе. Периодически, обычно ежемесячно, книги компании будут сбалансированы и закрыты. Это означает, что любые необходимые корректирующие записи делаются для балансировки главной книги. Финансовая отчетность составлена из Главной книги. Заключительные записи делаются, чтобы установить начальные сальдо для следующего периода, то есть обновить главную книгу. Закрывающие записи не следует делать до тех пор, пока главная книга не будет сбалансирована за текущий период. Если начальные сальдо являются неправильными для последующих периодов, они будут оставаться такими же для всех последующих периодов, пока не будут сделаны правильные корректировки.
Запустите отчет пробного баланса с указанием начальных и конечных сальдо. Если начальные итоговые суммы не равны нулю, снова запустите отчет пробного баланса.Период, когда начальные сальдо равны нулю, является тем, где впервые возникает проблема дисбаланса.
Используя указанный диапазон дат, распечатайте подробный исходный отчет главной книги для всех журналов и партий.
Просмотрите подробный исходный отчет главной книги и определите все записи, которые не являются двусторонними. Когда вы найдете запись, которая не является двусторонней, вам нужно будет обратиться к оригинальной распечатке регистра, чтобы определить, какая часть записи отсутствует.
Односторонняя запись будет необходима для ввода недостающей части записи. Чтобы сделать одностороннюю запись, вам, вероятно, потребуются права администратора системы.
Чтобы внести корректировочную запись в общий журнал, введите исходный журнал, номер партии и дату проводки из регистра. В полях ввода данных введите только те учетные записи и данные, которые отсутствуют. После завершения этих записей распечатайте общий журнал и обновите его.
Подтвердите, что вы больше не находитесь вне баланса. Сравните конечные остатки для отчета об испытаниях за этот период.
Повторяйте весь процесс для каждого последующего периода, пока не достигнете текущего периода и не выйдете из баланса. В дальнейшем вам нужно будет работать только с текущим периодом, поскольку вы исправили все предыдущие периоды и не закроете книги без предварительной балансировки главной книги.
Следует отметить, что главная бухгалтерская книга может балансировать и все еще быть неправильной, это происходит, когда дебетует равные кредиты, но проводки были сделаны на неправильные счета.
