Если есть что-то, что сотрудникам, как правило, нравится меньше, чем собраниям, это происходит, когда время собрания изменилось, что вынуждает их соответствующим образом изменять свое расписание. Тем не менее, вашим сотрудникам гораздо хуже быть неосведомленными. Держите своих сотрудников в курсе, написав памятку, предупреждающую их об изменениях. Им может не понравиться сообщение, но они оценят, что ваша записка - как и все лучшие формы внутреннего общения - коротка и конкретна.
Напишите информационный заголовок вашей заметки. Пролистайте влево и в четырех отдельных строках с одинарным интервалом напишите «Дата», «Кому», «От» и «Тема». За каждым должно следовать двоеточие. После «От:» напишите свое имя и название.
Напишите не более трех абзацев с одинарным интервалом об изменении времени встречи, с двойным интервалом между абзацами. В первом абзаце укажите прежнее время и перенесенное время встречи. Укажите, изменилось ли место встречи или не изменилось.
Объясните причину изменения времени в позитивном ключе. Сотрудники могут задаться вопросом, почему время встречи изменилось, но есть вероятность поставить под угрозу конфиденциальную организационную информацию. Решите проблему положительно, сказав: «Время встречи изменилось, чтобы лучше соответствовать потребностям и графикам каждого, чье присутствие требуется на встрече».
Напишите оптимистичный третий абзац. Например: «Заранее благодарим за сотрудничество в адаптации к этому изменению графика. Я с нетерпением жду встречи с вами (время и место встречи) ».
Напишите ваши инициалы после вашего имени, чтобы подчеркнуть присутствие и доверие. Вам не нужно подписывать нижнюю часть памятки, потому что ваше имя напечатано вверху, в заголовке.
Вычитайте и отредактируйте свою заметку, прежде чем распространять ее. Никогда не позволяйте сотруднику отлавливать ошибки в ваших коммуникационных материалах.
Распространите меморандум правильно и для лучшей экспозиции. Помните, что вы не хотите, чтобы отсутствующие сотрудники возвращались к легендарной офисной линии: «Думаю, я не получил памятку». Записки всей компании часто размещаются в залах ожидания и комнатах отдыха. Для дополнительной «страховки» сделайте копию памятки для каждого сотрудника и поместите ее в свой почтовый ящик или на свой рабочий стол.
