До того, как электронная почта стала популярной, передача факсов представляла собой единственный способ быстро отправить письменное сообщение. Они могли предоставить документы и распечатки за несколько коротких минут за сотни или тысячи миль. С тех пор, как электронная почта стала широко использоваться, некоторые компании полностью отказались от факсимильных аппаратов. Тем не менее, факсы имеют некоторые преимущества по сравнению с электронной почтой.
Проблемы с бумагой
Поскольку при передаче факсов используется бумага, а по электронной почте - нет, проблемы с бумагой ставят факсимильную связь в невыгодное положение. Как и принтеры, факсимильные аппараты могут испытывать застревание бумаги. В отличие от принтеров, такие замятия бумаги могут происходить на одном из двух аппаратов, необходимых для завершения передачи факса. Исходный документ может замяться в отправляющем факсимильном аппарате, что может сделать документ непригодным для использования, если замятие достаточно серьезное. На принимающей стороне бумага, на которой производится печать, может застрять в факсимильном аппарате, что нарушает весь процесс. В приемном аппарате также может закончиться бумага, и пользователь на этом конце может не осознавать, что бумага пропала в течение некоторого времени. Эта задержка может привести к тому, что чувствительные ко времени сообщения останутся без ответа в течение нескольких часов или даже дней.
Один шаг процесса
Одна из самых сильных сторон факсимильных сообщений возникает, когда человек имеет дело с подписанным документом или документом, который существует только в печатном виде. Если этот человек хочет отправить документ по электронной почте, ему необходимо отобразить документ на сканере или многофункциональном принтере. Затем пользователь должен отредактировать отсканированное изображение, прежде чем выбрать место на жестком диске компьютера, чтобы сохранить отсканированный документ. Когда человек отправляет электронное письмо, файл сканирования должен быть прикреплен к электронному письму. Напротив, человек, использующий факсимильный аппарат, просто помещает документ в аппарат и нажимает несколько клавиш, чтобы отправить его принимающей стороне.
редактирование
Документы, отправленные по электронной почте, могут быть отредактированы пользователем, тогда как документы, отправленные по факсу, не могут. В ситуациях, когда обе стороны сотрудничают в проекте, возможность редактирования документа помогает облегчить это сотрудничество, предоставляя обоим пользователям возможность быстро вносить изменения. Если две стороны участвуют в состязательных отношениях, передача факса может быть более привлекательной. Характер печатного факсимильного документа затрудняет изменение документа, чтобы опорочить или манипулировать другой стороной.
комбинирование
Сегодня многие компьютеры и принтеры могут отправлять факсы и электронную почту. Это означает, что цифровые файлы могут быть отправлены с компьютера на факсимильный аппарат, где они доставляются в виде бумажного документа. Эти компьютеры и принтеры могут также принимать факсимильные сообщения от факсимильных аппаратов, обеспечивая преимущества как факса, так и электронной почты.
