Полное соответствие уставу вашей корпорации означает, что вы должны проводить заседания совета директоров в соответствии с этими законами. Члены действительно контролируют действия, которые правление предпринимает на этих собраниях, но они гораздо меньше говорят о том, как проходят собрания. Протоколы заседаний, истолковываемые судами как юридические документы, настолько важны, что, как говорит бизнес-консультант Картер Макнамара, «… если это не минуты, этого не произойдет».
Узнайте, что происходит на типичном заседании совета директоров, изучив примерную повестку дня в Справке руководства. Настройте эту программу в соответствии с культурой и целью вашей компании. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Назначьте кого-нибудь - обычно секретаря совета директоров - чтобы заняться протоколом заседания. Протокол должен содержать информацию, рекомендованную McNamara: название компании, дату и время проведения собрания, который призвал собрание к порядку, участников, сделанные движения, конфликты интересов, которые мешают участнику голосовать, воздержавшиеся от голосования и причины, приведенные, когда Встреча закончилась и кто подготовил протокол.
Решите, присутствует ли кворум - наименьшее количество членов, необходимое для принятия мер. Как предлагает Чикагский комитет юристов по гражданским правам в соответствии с «Справочником законов», проверьте подзаконные акты, чтобы выяснить, сколько членов необходимо для кворума. В большинстве корпораций подойдет простое большинство. Например, совет с десятью членами имел бы кворум, если бы присутствовали шесть.
Попросите председателя совета директоров созвать собрание, как показано в примере из справки руководства. Секретарь должен присутствовать, называя имена членов правления, которые отвечают вслух, если они присутствуют.
Спросите, рассматривали ли члены совета протокол предыдущего заседания и предлагаются ли изменения. Затем спросите других участников, согласны ли они с изменениями. Обратите внимание на согласие и несогласие. Затем проголосуйте за необходимость внесения изменений. Если большинство проголосует за, объявите, что изменения будут внесены и распространены среди всех членов для утверждения на следующем собрании.
Попросите председателей комитетов сообщить о событиях, произошедших после последней встречи. Обратите внимание, как примерные минуты, на которые ссылается Макнамара, показывают участников, описывающих встречи или события, которые они посетили.
Голосуйте за движения, сделанные членами правления для выполнения задачи. Примерами ходатайств являются наем консультанта для написания грантов, утверждение контрольных списков и финансовых отчетов и даже отправка подарков больным работникам.
Пусть члены совета директоров сообщат о «новом бизнесе» или предстоящих событиях. Они посещают конференции, о которых должны знать другие участники? Или они просят совета по конкретному вопросу?
Отложите собрание и объявите время, когда оно было отложено. Укажите дату, время и место следующей встречи. Укажите, будет ли заседание совета директоров продолжаться на «исполнительной» сессии, на которой не допускаются члены Совета.
