Эффективное общение с сотрудниками - одна из задач менеджера. В отличие от личного разговора, в котором сообщение может быть адаптировано к человеку, который его получает, когда вы говорите с сотрудниками в целом, вы должны говорить в стиле, который подходит для всех. Это может быть особенно сложно при написании негативной заметки - критической или плохой. Для написания такого послания менеджер должен быть прямым, но также и тактичным. Цель должна состоять в том, чтобы побудить ваших сотрудников изменить свои действия, не вызывая плохих чувств.
Сначала доставь плохие новости. При написании негативной заметки, как правило, лучше сразу получить плохие новости. Включение значительного количества сообщений в сообщение имеет несколько недостатков: во-первых, оно может заставить вас звучать так, как будто вы застряли; во-вторых, некоторые сотрудники могут перестать читать, прежде чем перейти к пункту заметки; и в-третьих, если сообщение было ожидаемым, многие сотрудники все равно пропустят введение. Тон этого раздела должен быть простым, а факты изложены четко. Старайтесь избегать гнева или чрезмерного негатива.
Предлагайте поддержку. После того, как вы изложите плохие новости, измените тон и фокус вашей заметки, чтобы она была немного более оптимистичной. Если ваше письмо было критическим, предложите слова похвалы и ободрения. Если вы доставили неприятные новости, подчеркните положительные. Цель вашей работы в качестве менеджера - руководить, задача, которая никогда не бывает более важной, чем в трудные времена.
Представьте решение. Одна из дилемм, с которой сотрудники часто сталкиваются при получении негативной заметки, заключается в том, что они не знают, какие действия их супервайзер хочет от них предпринять сейчас. В третьей и последней части письма наметьте четкий план действий, которые сотрудники могут предпринять для улучшения ситуации. Эта инструкция должна содержать четкие инструкции для сотрудников и должна быть представлена оптимистичным тоном.
Прочитайте это вслух. Перед отправкой заметки вы должны просмотреть ее, а затем прочитать ее вслух. Сначала прочитайте это вслух, а затем, по крайней мере, еще одному человеку, который может дать отзыв. Внимательно прислушивайтесь к своему выбору слов и старайтесь услышать любой язык, который может быть неверно истолкован. После того, как вы внесли эти исправления, письмо должно быть проверено на грамматику, пунктуацию и орфографию - чтобы показать вашим сотрудникам, что вы написали письмо с осторожностью.
