На протяжении многих веков контракты стали универсальным способом заключения юридически обязывающего соглашения между двумя сторонами. Управление контрактами включает в себя администрирование отношений между субъектами, такими как клиенты, партнеры, поставщики или персонал. Процедуры включают подробности о том, как проводить переговоры, реализацию, прекращение и возобновление деятельности.
Элементы процедуры
Ваша цель в управлении контрактами - максимизировать прибыль и минимизировать риски. Четко определенные процедуры облегчают координацию между вовлеченными сторонами. Коммерческие контракты включают счета, заказы на поставку и партнерские соглашения. Внедрять процедуры управления контрактами с использованием компьютерных программных систем или просто документировать в виде руководства.
Ваши процедуры должны определять, как определяются требования к предоставляемым продуктам или услугам. Соблюдение условий контракта часто служит основой для определения качества. Различные бизнес-требования приводят к изменениям в контрактах, что допускается процедурами управления контрактами. Внедрите комплексные процедуры управления контрактами, чтобы в случае возникновения спорных векселей и невыполненных обязательств возникать проблемы быстрее, поскольку ваши контракты надежны.
Убедитесь, что вы следуете законам и положениям, которые регулируют язык контракта, а также права и обязанности тех, кто участвует Если когда-то простое рукопожатие считалось юридически обязательным, современные компании теперь полагаются на ряд юридических документов для ведения бизнеса. Документ о том, как генерировать четыре основных типа контрактов: фиксированные цены, возмещение затрат, частично определенные и буквенные соглашения. Процедуры разработки контрактов и управления ими для каждого типа должны указывать, как составить список цен, определить объем, определить график поставки, оценить риск для каждой стороны и описать любые текущие деловые отношения (если уместно).
Подготовьтесь к работе с разными сценариями. Для контрактов с фиксированной ценой дополнительные процедуры должны указывать смягчающие условия, например, как составлять контракт, если точное количество материалов неизвестно или действие продолжается в течение длительного периода времени. Некоторые отрасли, такие как строительная отрасль, включают в контракты стимулы для стимулирования операционной эффективности. Процедуры, связанные с договорами с возмещением затрат, определяют, как указать условия, чтобы покупатель взял на себя финансовый риск от продавца, согласившись с ценой, которая покрывает (как правило) все расходы плюс плата. Правила для мониторинга этих типов контрактов (обычно используемые некоммерческими организациями или деловыми партнерами, для которых финансовая выгода не является основной целью) включают четкие заявления об ожиданиях. Установить процедуры для частично определенных контрактов и письменных соглашений тоже. Вложение времени и усилий в разработку комплексных процедур обеспечивает бесперебойную работу вашей компании.
