Знание того, когда написать официальное деловое письмо, а не деловое, может легко прийти к людям, которым удобно передавать сообщения в различных форматах; Тем не менее, есть несколько факторов, которые следует учитывать при выборе носителя. Такие факторы, как целесообразность, формальность, конфиденциальность и даже ранг или статус адресата, должны учитываться при принятии решения о написании.
Основная разница
Первое, что отличает деловое письмо от делового электронного письма, это то, что письмо обычно считается печатной копией, а деловое электронное письмо - это электронная копия. После того, как вы составите деловое письмо, вы распечатаете его, запечатаете в конверт, проставите почтовые расходы и воспользуетесь услугой, такой как Почтовая служба США или компания по доставке за одну ночь, чтобы отправить письмо получателю. Деловое электронное письмо, с другой стороны, также составляется обычно с использованием компьютера или электронных средств, но оно отправляется получателю в электронном виде в течение нескольких секунд.
Сроки доставки
Самое быстрое деловое письмо обычно приходит на следующий день после того, как вы отправите его обычной почтой или службой доставки, такой как FedEx. Если вам нужно письмо, чтобы прибыть раньше, вы можете нанять курьера для доставки в тот же день. Вы будете нести расходы с любой из опций - либо почтовая марка, либо плата за доставку. Если вы хотите, чтобы срочное сообщение прибыло немедленно, лучше всего отправить деловое электронное письмо. Брандмауэр является лишь небольшим препятствием, которое может задержать доставку, но даже в этом случае задержка практически не имеет значения.
Содержание делового общения
Если вы пишете официальное сообщение, скорее всего, вы хотите передать свое сообщение в деловом письме. Например, если вы пишете о договорном вопросе, разумно иметь печатную копию вашей корреспонденции. Недостатком этого является то, что листы бумаги могут быть потеряны, а деловая электронная почта может оставаться в электронной папке навсегда. Деловая электронная почта может передавать такое же сообщение, но если это серьезный вопрос, деловая электронная почта часто рассматривается как менее формальная, чем деловая. Если ваше сообщение требует чернильной подписи, вы, очевидно, не можете подписать деловое электронное письмо чернилами. Однако вы можете прикрепить электронную или цифровую подпись к сообщению электронной почты.
Письмо против формата электронной почты
Согласно Центру письма Университета Северного Мичигана, широко используемый формат деловых писем - блочный стиль. Каждый раздел письма находится на одном уровне с левым полем в традиционном блочном стиле. Модифицированный блок помещает заключительное приветствие и подпись в нижнюю среднюю часть письма; Полублочный формат означает, что абзацы имеют отступ. Если вы пишете деловое электронное письмо, то легко скопировать традиционный формат блока, напечатав приветствие, текст и закрытие приветствия вровень с левым полем, потому что, если вы переходите на отступ абзаца и закрываете приветствия, формат может выглядеть странно, в зависимости от на размер монитора или экрана, с которого получатель читает сообщение.
Сохранение конфиденциальности
Вы можете использовать водяной знак в печатном письме, чтобы указать «Конфиденциально», или вы можете отметить деловой адрес конфиденциальный щелкнув один из параметров, которые предоставляет ваша программа электронной почты. Ни деловое письмо, ни деловое электронное письмо не могут гарантировать абсолютную конфиденциальность, потому что получатель может фотокопировать письмо или просто переслать письмо кому-то, кто не был заинтересован в первоначальном общении. В обоих случаях вы должны полагаться на честность получателя для сохранения конфиденциальности вашей переписки.
Статус может иметь значение
Руководитель, пишущий прямой отчет, вероятно, будет использовать электронную почту для передачи неформального сообщения, такого как уведомление о том, что она будет отсутствовать в офисе. Ей не нужно предоставлять своим сотрудникам официальное письмо для такой обычной переписки. С другой стороны, если она передает директиву о политике или дает рекомендации или дисциплинарные взыскания, печатный вариант может быть предпочтительным форматом, и именно в этом случае компания ведет бумажные записи. В случае безбумажных офисов деловая электронная почта является необходимой формой общения, независимо от предмета. В другом случае, если непосредственный отчет направляется ее руководителю для подачи заявления об отставке, доставленное вручную деловое письмо открывает дверь для краткого разговора (при желании) о причинах ее ухода в отставку, поскольку письмо может не содержать таких подробностей.
