Направление делового письма одному человеку относительно просто. Вы пишете имя и адрес человека, используя формат почтового отделения США, и добавляете «Уважаемый мистер / миссис / мисс». Когда вам нужно обратиться к нескольким получателям в одном деловом письме, все становится сложнее. В зависимости от местоположения получателя, вы либо будете обращаться к каждому получателю индивидуально, либо будете использовать обозначение «копия» - «cc» - внизу письма.
Несколько человек, тот же адрес
При обращении к нескольким получателям в одной организации нет необходимости повторять адрес несколько раз. Просто напишите имя и должность каждого получателя, а затем один адрес компании. Это должно выглядеть примерно так:
Г-жа Мэри Харрис, генеральный директор
Г-н Роберт Мартинес, директор объектов
Д-р Филиппа Беннетт-Прайс, финансовый директор
Акме Лимитед
Улица Акме 123
Лексингтон, KY 40505
Ваше приветствие должно затем перечислить имена в том же порядке, что и адрес, за которым следует двоеточие («:»), например «Дорогая мисс Харрис, мистер Мартинес и доктор Беннетт-Прайс:« Написание »Дорогая Мэри, Роберт и Филиппа: «отлично, если вы на первых порах. Вежливо отправлять отдельное письмо и конверт каждому человеку, поэтому распечатайте и подпишите оригинал для каждого получателя.
Несколько человек, разные адреса
Когда одно и то же письмо отправляется нескольким получателям в разных местах, каждый человек получает индивидуально адресованное письмо. Укажите, что вы отправили письмо другим людям, поставив «cc:» внизу письма под строкой подписи, а затем имена других получателей в алфавитном порядке. «CC» обозначает копировальную копию со ссылкой на копировальную бумагу, которая использовалась для создания дополнительных копий документов до изобретения копировального аппарата - сегодня мы используем фразу «вежливая копия». Обязательно измените строку «cc:» в каждом письме, чтобы каждый получатель знал, кем являются все остальные получатели. Включите их адреса, если это будет полезно для вашего получателя.
Когда есть много адресатов
Если у вас много получателей, таких как члены комитета, может быть более целесообразно подготовить одно письмо, адресованное группе, и поместить блок распространения в конце письма. Допустимо приветствовать большие группы как группу людей, например, «Уважаемые инвесторы» или «Уважаемые члены правления». Если письмо распространяется внутри вашей организации, можно использовать неформальное приветствие «Дорогие все».
Слово предостережения
Несмотря на то, что существует определенный этикет для рассылки писем нескольким получателям, жестких и быстрых правил не существует. У вашей компании может быть свой стиль, который может соответствовать или не соответствовать традиционным стандартам. Последовательность создает хорошее впечатление о вашем бренде, поэтому убедитесь, что все ваши сотрудники придерживаются одного стиля в каждом деловом общении.
