Хотя написание делового письма не всегда сложно, запоминание многих правил делового этикета может стать проблемой. Может показаться сложным написать деловое письмо нескольким получателям, но вы можете сделать это с помощью простых рекомендаций. Следуйте этикету, который выделяет ваше письмо как профессиональное и внимательное при правильном обращении ко всем получателям.
Адреса
Начните письмо, поместив свое имя и адрес вверху, а также свой номер телефона и адрес электронной почты. После двойного пробела укажите имена и адреса каждого получателя в алфавитном порядке. Если один или несколько получателей получат письмо по одному и тому же адресу, укажите их имена вместе с единственным адресом, по которому они получат ваше письмо.
Приветствия
Приветствия не меняются в зависимости от количества получателей. «Уважаемый» применяется к нескольким получателям и считается приветствием любого делового письма по умолчанию. Нет жестких и быстрых правил, когда дело доходит до обращения с людьми. Вы можете указать каждое имя и отдельный заголовок или объединить заголовки и указать отдельные имена. Например, «мистер Смит и мистер Джонс» или множественное число «господа Джонс и Смит» одинаково уместны. Для женщин используйте миссис, мисс или мисс для каждого человека или мисс. Для множественного числа; сокращение для Mesdames. Например, "миссис Джонсон и мисс Смит »и« Месдамс Джонсон и Смит »являются приемлемыми.
Тело письма
Правила делового этикета в теле письма, где вы решаете вопросы, относительно просты и соответствуют стандартным грамматическим правилам английского языка. Используйте местоимения множественного числа для обращения к группе в целом. Если есть отдельные проблемы, которые вы хотите адресовать одному человеку, в частности, направьте раздел письма этому человеку, используя прямой язык, который позволит вам отделить действие, к которому вы обращаетесь, от группы. Вычитайте ваше письмо, чтобы убедиться, что вы выполнили правильные грамматические правила.
Заключение
В заключение вашего письма, с уважением поблагодарите каждого человека за его время и внимание. Следуйте за этим с закрытием, которое отмечает конец письма; это может быть «С уважением» или «С благодарностью». Дважды сделайте двойной пробел - чтобы оставить место для вашей подписи - и снова сделайте двойной пробел, прежде чем указывать, есть ли у вас вложения и кому они были отправлены. Распечатайте письмо и сделайте столько ксерокопий, сколько необходимо. Подпишите каждую копию письма, вставьте каждую - вместе со всеми вложениями - в конверты, адресованные отдельным получателям, и отправьте.
