Информационные системы бухгалтерского учета (AIS) произвели революцию в ведении бизнеса в глобальной перспективе. После того, как финансовая информация введена в AIS, финансовые отчеты и отчеты могут быть сгенерированы на нескольких бизнес-уровнях для обеспечения прибыльности.
Чтобы программное обеспечение AIS могло представлять точные финансовые отчеты и отчеты, учетная информация должна быть введена в AIS правильно и эффективно.
Факты
Бухгалтерские информационные системы (АИС) хороши только в той мере, в какой информация вводится в систему. В то время как компьютеризированное программное обеспечение AIS значительно сократило количество человеко-часов, необходимых для записи и составления таблиц бухгалтерской информации, программное обеспечение по-прежнему необходимо тщательно проверять и ежедневно поддерживать для записи финансовых транзакций.
Все финансовые операции имеют три основных требования для обеспечения надлежащего учета бизнес-операций: своевременность, точность и достоверность. Если финансовые транзакции не соответствуют этим рекомендациям, информация, введенная в программное обеспечение AIS, приведет к неправильно подготовленной финансовой отчетности и сбоям AIS.
своевременность
Все финансовые операции должны быть своевременными; доходы и связанные с этим расходы происходят в одном и том же периоде, счета-фактуры регистрируются в том месяце, в котором они получены, и ежемесячные записи о закрытии производятся до закрытия отчетного периода в AIS.
Разрешение на ввод финансовой информации в АИС в разные отчетные периоды или календарные месяцы приведет к искажению финансовых отчетов, подготовленных АИС. Кроме того, будут созданы финансовые отчеты, которые не отражают должным образом доходы и расходы, которые произошли в течение отчетного периода.
точность
Как только финансовые операции получены своевременно, они должны быть проверены на точность. Отчеты о стоимости работы, выплаты наличными и поступления денежных средств должны быть пересмотрены, чтобы убедиться, что суммы, указанные в документах, являются точными. Проверка финансовых операций может привести к проверке других учетных функций, если допущены постоянные ошибки.
Если в AIS размещена неточная информация, необходимо выполнить сверку счетов, чтобы найти ошибки в финансовых транзакциях.
Период действия
Измерение финансовых транзакций на достоверность является важным этапом при регистрации информации в АИС. Требования действительности удовлетворяются, как только транзакция определена как точная, надежная и соответствующая бизнес-операциям. Аудиты внешних бухгалтерских фирм обычно фокусируются на достоверности финансовой информации, введенной в АИС; запись неверной информации является критической ошибкой и будет указана в бухгалтерском отчете как дефект бухгалтерского учета.
Бухгалтерский рабочий процесс
Финансовая информация должна следовать надлежащим шагам, чтобы соответствовать требованиям своевременности, точности и достоверности. У каждого бухгалтерии должен быть рабочий процесс, чтобы гарантировать, что все финансовые транзакции могут быть введены в AIS и финансовые отчеты запускаются до окончания отчетного периода. Эффективные рабочие процессы также будут обрабатывать каждый документ только один раз в течение каждого процесса, что исключает увеличение объема работы за счет чрезмерной обработки финансовых транзакций.
Умышленное мошенничество
Хотя финансовые операции могут отвечать требованиям своевременности, точности и достоверности бухгалтерского учета, некоторые предприятия совершают мошенническое мошенничество для улучшения финансового состояния своей компании. Программное обеспечение AIS задумывалось как компьютеризированная запись, которой трудно манипулировать, но это все же можно сделать. Использование специальных учетных записей, скрывающих транзакции, создание отдельных объектов для скрытия задолженности и использование бывших аудиторов для разработки AIS компании - все это способы создания мошеннической информации с помощью AIS.
