Управление событиями включает в себя применение методов управления проектами для разработки, планирования и координации особых мероприятий, таких как вечеринки, сбор средств, спортивные мероприятия и другие дела. В зависимости от размера события, информационные системы (компьютерное программное обеспечение, обычно состоящее из хранилища данных и пользовательского интерфейса для управления данными) используются для отслеживания персонала и ресурсов.
история
За последние 50 лет индустрия управления событиями значительно выросла, поскольку мероприятия больше не проводятся исключительно в крупных городах. С 1949 года Совет по связям с конвенциями предоставляет инструменты и программы для специалистов отрасли. Его инициатива «Обмен принятыми практиками» работает над разработкой соответствующих стандартов с 1997 года. В частности, Консультативный совет по технологиям стремится разрабатывать стандартные формы и протоколы для информационных систем управления событиями. Обеспечивая совместимость между системами, эти стандарты способствуют повышению эффективности. Когда-то относительно нерегулируемая профессия, управление событиями теперь даже является областью обучения в университетах, которые предлагают программы сертификатов и дипломов. Эти программы предоставляют специализированные инструкции по часто используемым задачам информационной системы управления событиями, которые автоматизируют многие функции планирования и логистики.
функция
Информационная система управления событиями предназначена для облегчения отслеживания персонала и ресурсов, необходимых для проведения событий. Как правило, его основной целью является обеспечение поддержки планирования и регистрации. Кроме того, другие функции позволяют сопоставить потребности персонала с доступностью персонала мероприятия. Система также отслеживает затраты и издержки. После события система выдает отчеты для административного персонала. Информационные системы управления событиями позволяют планировщикам использовать процессы и технологии для координации действий, которые приводят к хорошо организованному событию.
Характеристики
Используя специализированное программное и аппаратное обеспечение для манипулирования информацией и данными с использованием определенных процедур, информационные системы управления событиями предоставляют менеджерам событий информацию, необходимую для поддержания конкурентного преимущества в бизнесе. Информационные системы управления событиями поддерживают организацию развлекательных, личных или корпоративных мероприятий. Масштабируемые системы позволяют планировать, продавать и продавать ваше мероприятие. Другими словами, независимо от размера вашей конференции, вечеринки или выставки, использование информационной системы управления событиями поможет вам спланировать и провести ее.
Выгоды
Автоматизация процесса регистрации с использованием информационной системы управления событиями уменьшает количество ошибок, экономит время и деньги. Управление пожертвованиями в Интернете увеличивает вероятность пожертвований. Механизмы производства информационных бюллетеней и других онлайн-коммуникаций обеспечивают недорогой (и экологически чистый) способ охвата широкой аудитории, расширяя участие. В целом, информационные системы управления событиями позволяют оптимизировать обмен данными и снизить эксплуатационные расходы.
Соображения
Используйте ваши базы данных, чтобы точно оценить вашу аудиторию для каждого события. Определите подходящие маркетинговые стратегии на основе результатов ваших прошлых событий. Провести анализ логистических данных для определения областей, нуждающихся в оперативном улучшении.
