Формальные письма являются частью почти любой профессии, независимо от того, что поле. Уведомления, запросы и приглашения: они бывают всех форм и размеров, но почти все имеют одинаковый формат. Начало профессиональных писем важно, потому что они задают тон для вашего читателя. Если ваше письмо звучит безлично или непрофессионально, читатель может поставить под сомнение законность вашего бизнеса или вашу способность работать с информацией, связанной с работой, в этом письме. Ради вашего читателя профессиональные письма должны быть вежливыми, лаконичными и информативными.
Напишите свой адрес в верхней части письма. Используйте адрес деловой улицы, город и почтовый индекс. Адрес сообщит вашему читателю, откуда пришло письмо и куда он может отправить свою корреспонденцию.
Напишите дату написания письма на одну строку ниже вашего адреса. Напишите месяц, дату и год (24 декабря 1997 г.). Дата сообщит читателю о том, когда было написано письмо.
Напишите адрес вашего читателя в строке ниже даты. Начните с их имени (обычно уместно добавить личный заголовок, например «Доктор» или «Миссис») и добавьте их адрес, город и почтовый индекс в строках ниже. Если вы отправляете письмо в конверте с окном, этот раздел проинформирует почтовое отделение о том, куда письмо следует отправить.
Начните с приветствия на несколько строк ниже адреса вашего читателя. Начните с «Дорогой …» и добавьте их полное имя. Используйте личное название, чтобы продемонстрировать уважение к получателю письма. Добавьте двоеточие после имени (Уважаемый мистер Джон Смит:)
подсказки
-
Используйте шрифты, которые выглядят профессионально, например, Arial или Times New Roman. Двойной пробел и использование 12-точечного размера шрифта.
Используйте бланк для всех переписок, которые будут включать ваше имя и адрес.
