Письма об изменении политики трудно написать, потому что изменение обычно не выгодно клиенту или сотруднику, даже если это необходимо. Письма об изменении политики, как и любые письма, передающие негативные новости, требуют тщательной подготовки и рассмотрения. Если вы тщательно напишите письмо, оно может объяснить обоснование изменения и при этом сохранить доброжелательность клиентов или сотрудников.
Используйте фирменный бланк вашей компании. Поскольку это письмо является официальным уведомлением об изменении политики, оно должно выглядеть официально и официально.
Введите полную дату. Пропустить пробел.
Введите имя получателя, организацию и адрес. Если это письмо является массовой рассылкой всем сотрудникам или всем клиентам, вы можете либо опустить имя и адрес, либо использовать функцию слияния в своей программе обработки текста, чтобы автоматически вставить имя и адрес для каждого письма. Пропустить еще одну строку пробела.
Введите «Уважаемый г-н / г-жа. (Имя)», а затем двоеточие. Если это массовое письмо, используйте вместо него общее приветствие, например «Уважаемый клиент» или «Уважаемый сотрудник». Пропустить еще одну строку пробела.
Начните письмо с объяснения проблемы, которая привела к изменению политики. Используйте любые факты или статистику, которые помогут убедить получателя. Всегда сначала обсуждайте проблему в отрицательном сообщении - если получатель понимает проблему, он с большей вероятностью примет ваше решение.
Объясните изменение политики на конкретном, понятном языке. Объясните, когда новая политика вступит в силу, последствия несоблюдения политики и какие-либо подробности, которые сотрудник или клиент должны будут внести изменения.
Спасибо клиенту или сотруднику за ее время и сотрудничество. Предоставьте контактную информацию, которую она сможет использовать, если у нее есть какие-либо вопросы по поводу политики.
Введите «С уважением» и пропустите три пробела. Введите свое полное имя и заголовок. Подпишите свое имя над напечатанным именем.
Сделайте копию письма для ваших записей и предоставьте другую копию для вашего юридического отдела. Отправьте оригинальные письма по почте. Если изменение политики имеет важное значение или является результатом изменения в законе, отправьте письма заказным письмом, чтобы у вас была запись о том, когда каждый получатель получил свое письмо.
подсказки
-
Держите письмо кратким и вежливым. Не переоценивайте негативные новости, которые могут привести к непреднамеренным лазейкам в изменении политики.
