Сбор ежегодника требует времени и денег. Поэтому многие сотрудники обращаются к бизнес-рекламе, сбору средств и спонсорам, чтобы помочь с финансовыми потребностями персонала. Спонсоры могут быть неотъемлемой частью финансирования ежегодника, но рекомендуется сначала обратиться к потенциальным спонсорам, прежде чем обращаться к ним за финансовой поддержкой. Хорошие контакты могут быть родителями сотрудников ежегодника, преподавателей и сотрудников школы, или членов сообщества, таких как владельцы бизнеса.
Раннее Планирование
Прежде чем писать, соберитесь как сотрудники и оцените финансовые потребности. Большинство сотрудников встречаются в конце лета, до начала учебного года, чтобы составить список потребностей в финансировании. Например, рассмотрите ежегодник лагеря, день подписания событий или футболки штата. Все это стоит денег, кроме фактической стоимости публикации ежегодника. Как только ваш список и бюджет составлены, поезжайте или ищите в Интернете местные компании, чтобы спонсировать ваш ежегодник и финансово поддерживать ваши потребности. Персонал может отправлять почтовые отправления родителям школы и персоналу, но лучше сохранить спонсорские письма более личными.
Приветствия и Введения
Каждое великое письмо начинается с вежливого приветствия и представления того, кто вы есть. Если вы нацелены на конкретный бизнес, проведите исследование и направьте письмо руководителю или владельцу этого бизнеса. При обращении за финансовой помощью или спонсорской помощью важно сделать его максимально личным. После приветствия самое время представить себя, сотрудников ежегодника и школу, которую вы представляете. Вы еще не хотите получать запрос; просто поговори о том, кто ты есть. Это может быть подходящее время для упоминания вашей роли в сообществе, любых наград, которые выиграл ежегодник, или возможной темы книги.
Четкие намерения
После введения доберитесь до цели для письма. Скажите им, что именно вам нужно и что вы собираетесь делать с деньгами. Вы можете предложить конкретные суммы пожертвования, например, 20, 50, 100 или 200 долларов. Полезно упомянуть преимущества их дара, такие как налоговые вычеты и помощь персоналу и сообществу. Вы также можете упомянуть, как вы собираетесь почтить их пожертвования, например, дать им небольшую табличку для отображения или предложить место в своем ежегоднике для рекламы своего бизнеса.
Спасибо и следите
В последнем абзаце вашего письма должна быть указана ваша контактная информация, включая лучшее время, чтобы связаться с вами. Включите строку или две, которые также указывают, когда вы планируете связаться с ними, если вы не получили ответ.В зависимости от ваших сотрудников, вы можете связаться с ними по телефону, электронной почте или лично, но убедитесь, что они знают, когда и как, поэтому они не удивлены. Наконец, поблагодарите их за их время и внимание и отметьте, что вы цените то, что они делают для вашего сообщества. Подпишите письмо под своим именем, за которым следуют сотрудники и название школы под вашей подписью, хотя некоторые сотрудники считают более личным, чтобы вся группа подписывала письмо.
