Спонсоры - благотворительные люди, которые любят помогать другим. Выражение вашей благодарности в письменном письме отдельным лицам или группам, которые помогли поддержать ваше дело, позволит им узнать, что их поддержка была оценена. Избегайте чрезмерно цветочного или мягкого настроения. Держите письмо прямым, ясным и простым.
Выберите формат делового письма
Напишите письмо на своем фирменном бланке или на бланке представляемой вами группы, получившей спонсорство. Откройте свое письмо, адресовав его человеку по имени. Если это пойдет в организацию, напишите главному представителю, такому как «Президент Джонс» или «Миссис Эмма Уитакер, генеральный директор», затем CC - точная копия - Совету директоров с дополнительной копией. Приветствие типа «Уважаемая миссис Уитакер и члены Правления» уместно.
Выразите свою благодарность
Напишите сердечные слова, которые выражают вашу благодарность. Напрямую заявите, что вы действительно благодарны за конкретную поддержку, предоставленную компанией, а затем добавьте название вашего проекта или мероприятия. Многие крупные благотворительные группы могут помогать тысячам людей, поэтому включите то, что было сделано для того или иного человека или группы. В качестве примера можно привести: «Наша женская команда по гонкам на яхтах присоединилась ко мне и поблагодарила всех вас за спонсорский вклад в размере 50 000 долларов США на наше участие в гонке Vic Maui». Если предметы были предоставлены, поблагодарите за такие особенности, как оборудование, инструменты, расходные материалы, снаряжение или жилье.
Будьте конкретны в отношении денег
Добавьте детали об опыте и заметку о том, на что пошли деньги. Например, «Ваши спонсорские средства пошли на полный комплект новых парусов для яхты и нового навигационного оборудования. За последние два часа гонка прошла лишь с одним небольшим затруднением. Однако мы заняли первое место в нашем подразделении. Мы не смог бы сделать гонку вообще без вашей помощи. Слепые женщины, которые были членами экипажа, несут весть о том, как стать независимыми для своих различных сообществ, вдохновляя молодых спортсменок ».
Думай вперед к новым целям
Добавьте предложение или два с указанием вашего следующего проекта и целей. Упоминание о будущем событии поможет заложить основу для ожидаемого будущего финансирования. Если вы достигли хороших результатов или достигли своей цели, спонсор, скорее всего, будет открыт для будущей поддержки.
Искренне закрыть письмо
Закройте письмо словами «Искренне ваш» или «С искренней благодарностью», затем подпишите его. Добавьте имена членов команды, если группа небольшая, но в противном случае вам будет достаточно. Добавьте контактную информацию и ссылку на сайт в конце письма. Держите все письмо на одной странице, используя свой подлинный «голос» - язык, который вам удобен - в сочетании с профессиональным подходом. Персонализируйте подпись, подписывая ее, а не печатая, даже если остальная часть письма напечатана.
Приложите памятный подарок
Хорошей практикой является добавление памятного знака, когда это возможно. Например, если вам предложили написать книгу, отправьте подписанную копию с письмом. Если вам дали форму или снаряжение, пришлите командную фотографию, показывающую это. В случае женской гоночной команды, фото экипажа на судне будет уместным. Обрамление это необязательно. Пришлите DVD, если вы сняли фильм, или если кто-то записал ваше мероприятие на видео. Посмотрите кадры восхождения на гору Эверест, прежде чем мир увидит, что это может быть захватывающим для спонсоров.
