Заявление о приеме на работу дает менеджерам важную информацию о кандидате на работу. Он также может предоставить ценную информацию в будущем, если возникнут вопросы о человеке, нанятом для выполнения работы, или о том, почему какой-либо конкретный кандидат не был принят на работу. Ведение хороших отчетов о занятости может помочь защитить работодателя в случае подачи иска против компании.
Записи найма
Все записи собеседований и вопросы о приеме на работу должны содержать соответствующие примечания, облегчающие принятие решения о найме Хорошей идеей будет сохранить заявления о приеме на работу для лиц, которые работают в компании на время их работы, плюс еще 2 года после окончания работы.
Запрошенные заявки
Вы должны хранить все заявки, которые вы получаете в ответ на любые публикации или рекламу, которую вы делаете для вакансии. Если в какой-то момент в будущем неуспешный заявитель заявит, что вы были дискриминационными в отклонении ее заявления, вам может потребоваться представить ее заявление и объективно объяснить, почему вы ее не рассматривали. Закон обычно требует, чтобы вы хранили эти заявления в течение двух лет.
Нежелательные приложения
Вы также можете получать незапрошенные заявки, либо по почте, лично или через Интернет. Часто это очень полезный источник данных о кандидатах, и приглашение кого-либо на собеседование по незапрошенной заявке может сэкономить вам много времени и денег, когда дело доходит до заполнения вакансий, особенно неожиданных. Однако при этом незапрашиваемые заявления проверяются как средство трудоустройства в вашей фирме, и все незапрошенные заявления приобретают статус юридических документов, которые вы должны хранить в архиве. Закон немного менее ясен в отношении того, как долго следует хранить незапрошенные заявки, но специалисты по персоналу рекомендуют использовать тот же двухлетний стандарт, что и для запрошенных заявлений.
Сохранение приложений
В то время как заявления не прошедших проверку кандидатов могут послужить отправной точкой для заполнения вакансии в следующий раз, когда она станет вакантной, основной причиной, обычно приводимой для сохранения заявок, является их потенциальная ценность в защите от судебного иска. Различные федеральные законы и законы штата запрещают дискриминацию при приеме на работу по разным причинам, включая возраст, пол, религию, национальное происхождение, инвалидность, которая не мешает выполнению работы, и семейное положение, среди прочих. Неудачные соискатели иногда утверждают, что они подвергались дискриминации в процессе найма. Ваша лучшая защита от таких обвинений состоит в том, чтобы представить оригинальную заявку и сопроводительные материалы, а также сопроводительные примечания, которые вы сделали в заявке.Если вы будете следовать лучшим практикам найма и найма, этот материал обеспечит объективное обоснование того, что вы не приняли на работу заявителя.
