Работодатели обычно включают чек-квитанцию или эквивалентную выписку вместе с зарплатой каждого сотрудника, независимо от того, идет ли она в форме бумажного документа или онлайн-чека для зарплатных чеков, которые выдаются прямым депозитом. Контрольные окурки - это документы, которые могут потребоваться для удовлетворения требований государственного учета. Даже если сохранение контрольных заглушек не является обязательным, это все же может быть целесообразным.
Требования FLSA
Федеральное правительство не имеет правила, обязывающего работодателей выпускать или сохранять квитанции о зарплате. Требования Закона о справедливых трудовых стандартах содержат руководящие указания по оформлению заработной платы Как правило, информация о заработной плате должна храниться для три года, Если для записи некоторых из этих данных используются контрольные заглушки, их также необходимо хранить в течение трех лет. Записи заработной платы должны включать:
- Имя сотрудника, адрес и номер социального страхования.
- Пол работника и род занятий.
- Дата рождения работников в возрасте до 19 лет.
- Дата и время каждой рабочей недели начинаются и заканчиваются. Дата начала периода начисления заработной платы обязательна, если она отличается от рабочей недели.
- Дата оплаты работнику
- Ежедневные и еженедельные часы работали.
- Ставка заработной платы работника.
- Регулярная заработная плата, оплата за сверхурочную работу и любые надбавки к заработной плате сотрудника или вычеты из нее.
Работодатели должны хранить табели учета рабочего времени или эквивалентные данные о отработанном времени в течение двух лет.
Дополнительные требования к ведомости учета заработной платы правительства
Комиссия по равным возможностям при найме на работу утверждает, что работодатели должны вести все записи о трудоустройстве, в том числе чеки и записи о заработной плате, в течение как минимум одного года. В случае, если сотрудник подает жалобу в EEOC, записи должны храниться в течение одного года после окончательного рассмотрения вопроса EEOC или одного года после того, как любой иск урегулирован.
Государства могут налагать дополнительные требования к ведению документации. Например, Комиссия по трудовым ресурсам штата Техас заявляет, что работодатели должны предоставить работникам чек или эквивалентный документ, в котором перечислены все данные, использованные для подготовки зарплаты. Записи заработной платы должны быть сохранены для четыре года соблюдать правила ведения учета компенсации по безработице в Техасе.
Рекомендации работодателей
Бизнес или организация производят проверки и проверяют окурки по ряду причин. Налоговая служба рекомендует проверять квитанции и банковские записи, которые служат подтверждающие документы для целей налогообложения сохраняется на срок исковой давности. Например, срок действия налоговых деклараций составляет шесть лет. Nolo.com предполагает, что предприятия хранят чеки и финансовые отчеты не менее семи лет.
