Все финансовые операции для любой организации в конечном итоге так или иначе проводятся в Главной книге. Когда для учета используется компьютерная программа, большая часть финансовых данных размещается в вспомогательной бухгалтерской книге - например, кредиторская задолженность или дебиторская задолженность - которая автоматически проводится в главную бухгалтерскую книгу. Однако некоторые записи должны быть размещены непосредственно в Главной книге. Операции, которые часто проводятся непосредственно в Главную книгу, включают капитальные затраты, начисления процентов, накопление амортизации, корректировки, которые будут отменены в следующем отчетном периоде, и другие корректировки счета, которые невозможно выполнить через вспомогательную книгу. При публикации в Главную книгу необходимо соблюдать особую осторожность, поскольку исправление ошибок с несколькими записями в Главной книге приводит к беспорядочным учетным записям. Кроме того, размещение в главной книге не является сложным.
Соберите все документы, связанные с записями, которые необходимо опубликовать в Главной книге. Они могут включать соглашения о покупке, договоры аренды или займа, графики амортизации и графики амортизации.
Подготовьте электронную таблицу на вашем компьютере или на бумаге с подробным описанием каждой записи в Главной книге, которую необходимо опубликовать. Включите полное описание записи в Главной книге, точный счет для списания и сумму, а затем соответствующий счет для зачисления и сумму. Держите свои дебетовые суммы в столбце слева и кредиты в столбце справа.
Суммируйте дебеты и кредиты по всем записям в главной книге и убедитесь, что сумма дебетов и кредитов совпадает. Если вы подготовили электронную таблицу на своем компьютере, распечатайте ее для справки при вводе данных в модуль главной книги.
Получите доступ к модулю главной книги в своей бухгалтерской программе на своем компьютере. Убедитесь, что в качестве даты для вашей главной книги задан период, в который вы хотите опубликовать свои записи. Это важно, потому что записи часто проводятся в Главную книгу после окончания периода. Например, хотя текущим месяцем может быть февраль, возможно, вы публикуете записи в Главной книге за январь, поэтому в этом случае убедитесь, что для вашей даты в Главной книге задано значение «Январь».
Введите записи в Главной книге в модуль Главной книги в соответствии с руководством пользователя по бухгалтерскому программному обеспечению.
Распечатайте отчет о ваших неопубликованных записях в Главной книге. Вычитайте записи в Главной книге, сверяясь с таблицей (и добавляя машинные ленты, если необходимо), которые вы уже подготовили. Внесите необходимые исправления в записи главной книги. Не публиковать в главной книге еще.
Сделайте резервную копию данных вашей главной книги на компьютере. Четко пометьте свою резервную копию данных главной книги и храните ее в надежном месте.
Разместите записи в Главной книге в соответствии с руководством пользователя по бухгалтерскому программному обеспечению. Распечатайте полную запись записей, которые вы разместили в своей главной книге. Сохраните их в соответствующих файлах или книгах бухгалтерской книги как часть ваших постоянных учетных записей.
подсказки
-
Всегда тщательно документируйте все записи, которые вы публикуете в Главной книге, так как вы никогда не сможете быть уверены, что сможете объяснить свои записи в Главной книге позже. Надежно храните свою документацию как часть ваших постоянных учетных записей. Если вы не используете компьютер, а вместо этого ведете бухгалтерский учет только на бумаге, вручную записывайте или публикуйте записи в главной книге точно в своих книгах в общепринятом формате бухгалтерского учета, обязательно обновляя сальдо всех затронутых счетов. Всегда тщательно документируйте записи в Главной книге и храните бухгалтерские записи в очень безопасном месте.
