Если вы когда-либо работали на административной должности, ваша работа может заключаться в том, чтобы транскрибировать протоколы. Это может быть сложнее, чем вы думаете, транскрибировать минуты. Переписывание минут означает правильный баланс между воспроизведением слишком мало и слишком много заметок, которые вы сделали на вашей встрече. Кроме того, вы должны проявлять не только острые навыки слушания, но и хорошую редакционную восприимчивость. Следуя приведенному ниже руководству, вы можете произвести профессиональную транскрипцию минут.
Сделайте свою транскрипцию как можно скорее после встречи. Вы сможете легко вспомнить, что произошло на собрании.
Правильно назовите свой протокол. Запишите участников собрания, его цели и дату / продолжительность встречи. Вы также должны включить ключ, который перечисляет инициалы участников вместе с их полными именами, потому что каждый раз, когда участник говорит, вы можете предварять его утверждения инициалами.
Переписать встречу в хронологическом порядке. Разделите обсуждения / разговоры по темам, если на встрече обсуждалось более одной темы. Например, если обсуждение изменилось с бюджетных вопросов на людские ресурсы, предварите следующий разговор следующим образом: «Обсуждение изменилось на соображения отдела кадров …»
Различайте важные и неважные обсуждения на вашей встрече. Например, вы, конечно, не хотите транскрибировать моменты, когда кто-то уходил не по теме и говорил о личных делах. Вместо того, чтобы упоминать, что обсуждение отклонилось от курса, напишите либо эллипсы "…", либо что-то вроде "После часа разговора, не связанного с этим …"
Сохраните документ на жестком диске (или на флэш-диске), прежде чем распечатать его. Минутная транскрипция записывает большинство основных решений бизнеса, поэтому важно, чтобы эти решения были сохранены для дальнейшего использования.
подсказки
-
Всегда проверяйте орфографию и грамматику, прежде чем отправлять минутную транскрипцию своему боссу. Спросите своего босса, есть ли шаблон, который вы можете использовать для расшифровки ваших минут. Если нет, спросите, есть ли транскрипции предыдущих минут, на которые вы можете ссылаться, когда пишете свои собственные.
Предупреждение
Будьте предельно осторожны при записи любых всплесков на собрании. Не упоминайте о человеке, стоящем за вспышкой, но говорите что-то вроде: «Это настоятельно поощряется…». Если вы не уверены, что можете связать имя с диктовкой, проконсультируйтесь с председателем собрания.
