Деньги - это источник жизненной силы любой компании, и трудно добиться успеха, не контролируя приток своих доходов. Частью этого процесса является получение достаточного дохода для получения прибыли и строгий контроль над вашими затратами. На еще более базовом уровне это означает контроль того, кто имеет доступ к банковским счетам компании и на каких условиях.
подсказки
-
Владелец счета - это лицо, которое принимает на себя юридическую ответственность за обработку счета.
Владелец счета в индивидуальной собственности
Если вы работаете в качестве индивидуального предпринимателя, управлять своим банковским счетом просто. Вы будете владельцем учетной записи, как если бы это была ваша личная учетная запись. Вы настроите его таким же образом, с вашим личным идентификатором и номером социального страхования.
Вы также предоставите две дополнительные специфические для бизнеса части информации: идентификационный номер вашего сотрудника из IRS - вам это нужно, если у вас есть сотрудники или вы планируете их иметь, - и, если применимо, вымышленное имя, под которым вы ведете бизнес, Ваше имя указано в учетной записи, поэтому вы по закону являетесь владельцем учетной записи.
Держите их отдельно
Когда ваш бизнес состоит только из вас, у вас может возникнуть желание пропустить весь процесс создания отдельной учетной записи для бизнеса и просто использовать одну из ваших личных учетных записей для обеих целей. Это не то, что вы не может сделать это или что другие люди не сделай это, но это действительно плохая идея.
Как вам, так и вашему бухгалтеру будет трудно разделить ваши деловые и личные транзакции, и это сделает большую дополнительную работу для вас в конце года и в налоговое время. Это невозможно, если вы планируете развивать свой бизнес, поэтому разумнее просто делать все правильно с самого начала.
Предоставление кому-то еще доступа
В большинстве компаний наступит момент, когда вы будете слишком заняты, чтобы делать все самостоятельно. На этом этапе вам необходимо предоставить кому-то еще доступ к банковским счетам, чтобы они могли обрабатывать как минимум обычные транзакции и оплачивать счета за вас. Эти люди не будут являться владельцами счетов, как вы, но вы передадите им некоторую степень полномочий для банка от вашего имени.
В более крупных компаниях люди, которых вы выбираете, могут быть менеджерами или ключевыми членами вашей бухгалтерии. В небольшой компании это может быть так просто, как дать вашему единственному сотруднику право подписи. Ваш банк запишет их личные идентификационные номера и номера социального страхования так же, как если бы они были владельцами счетов.
Владельцы счетов в партнерствах
Настройка банковских счетов в партнерстве довольно похожий процесс. Каждый партнер предоставляет личную идентификационную информацию, а также идентификационный номер сотрудника компании и его вымышленное имя. В этом случае вам также необходимо будет предоставить копию соглашения о партнерстве и свидетельство о регистрации, если это товарищество с ограниченной ответственностью.
Любой партнер с более чем 25-процентной долей участия и значительный контролер, который берет на себя основную ответственность за управление бизнесом, должен предоставить дополнительную информацию. В некоторых случаях, таких как группа врачей, совместно работающих в клинике, у каждого партнера может быть отдельная основная учетная запись, но общий доступ к дополнительному номеру учетной записи для их коллективных операций.
Доступ к учетной записи в других бизнес-структурах
Более крупные, инкорпорированные компании создают банковские счета аналогичным образом, причем значительный контролер и любой, кто владеет 25-процентной или большей долей, предоставляют банку дополнительную личную информацию.
В этих случаях компания может также предоставить банку операционное соглашение, объясняющее, кто несет ответственность за управление компанией, и документ, называемый банковской резолюцией, в котором объясняется, какие люди имеют полномочия настраивать счета и услуги в банке и на каких условиях. Чем крупнее компания, тем больше вероятность того, что ежедневные банковские операции и выписки чеков осуществляются относительно низкоуровневыми менеджерами или бухгалтерией, а не владельцами или высшим руководством.
Установление контроля
Важно иметь контроль над использованием ваших банковских счетов, особенно над чеками и платежными полномочиями. Это может быть так просто, как держать физические проверки компании под замком и ключом и ограничить ключи несколькими доверенными лицами. В крупных компаниях это непрактично, но вы можете настроить бухгалтерское программное обеспечение таким образом, чтобы только определенные люди могли распечатывать чеки. Другим распространенным контролем является требование второй авторизованной подписи на чеках выше указанной суммы в долларах, что снижает риск мошенничества или растраты.
