Если вы планируете работать секретарем или помощником по административным вопросам, вам необходимо убедиться, что у вас есть нужные навыки. Роль секретаря и помощника по административным вопросам быстро изменилась за последние годы, а также навыки, которые необходимы этим людям. Понимание того, какие навыки и способности являются наиболее важными, может упростить ваш поиск работы и сделать его более успешным.
Навыки работы с компьютером
Большая часть секретарской работы теперь выполняется на компьютерах, поэтому секретари должны обладать хорошими компьютерными навыками. Эти навыки включают в себя способность использовать основные офисные пакеты программного обеспечения, такие как Microsoft Office. Потенциальные секретари должны ознакомиться с несколькими различными версиями Microsoft Office, поскольку не все компании используют последнюю версию.
Хорошие навыки общения
У секретарей должны быть хорошие навыки общения, как письменные, так и устные. Секретарям часто приходится общаться от имени своих начальников, и они должны быть в состоянии представить себя и своих работодателей в лучшем свете. Секретарей часто просят составлять письма только с минимальными инструкциями от их боссов. Это означает, что они должны отлично владеть английским языком, хорошо разбираться в деловом этикете и правильных форматах делового общения. Потребность в отличном общении распространяется на все сферы, от относительно неформального общения, такого как электронная почта и обмен мгновенными сообщениями, до деловых предложений и официальных писем.
Печатание и административные навыки
Секретари должны обладать очень сильными навыками набора текста, так как значительная часть их дня уходит на набор писем, записок, электронных писем и других письменных сообщений. Многие работодатели требуют, чтобы секретарши сдавали тест на печатание, поэтому будьте готовы и попрактикуйтесь в наборе текста перед собеседованием. Многие секретари также выполняют административные функции, такие как базовый учет и начисление заработной платы. Сильные математические навыки важны в секретарских профессиях, поэтому оттачивание этих навыков очень важно.
Навыки людей
Сильные межличностные навыки необходимы для любого секретаря или административного помощника. Эти люди обычно работают с рядом различных отделов, и им нужно уметь ладить со всеми в организации, чтобы эффективно выполнять свою работу. Секретари также работают с теми, кто находится за пределами организации, часто выступая в качестве заместителей для их боссов. Дружелюбное отношение и умение ладить с другими очень важны для этой работы.
