Эффективно сформулированные деловые коммуникации являются целеустремленными, профессиональными и понятными. Они позволяют получателю воспринимать сообщение, не догадываясь о намерениях автора, перемещая неуместные слова или расшифровывая плохо составленные предложения. Сообщения с ошибками являются отключением как для внутренних, так и для внешних считывателей. Плохая грамматика часто связана с незнанием или игнорированием установленных правил, а также ленью или поспешностью. Предприятия должны стремиться создавать вдумчивые, отточенные сообщения, отражающие их приверженность точности и тщательности.
Отправка правильных сообщений
Эффективный выбор слов означает разницу между четким пониманием сообщений и путаницей. Предложения, которые читатели должны перечитать для ясности, могут ознаменовать окончание активного чтения, что контрпродуктивно для цели делового письма. Деловое письмо не о том, чтобы удивить читателя большими словами и сложными конструкциями предложений. Речь идет о передаче смысла, используя самые эффективные средства. Предоставление кратких, действенных шагов при предоставлении инструкции облегчает разочарование и повышает читательскую готовность. Оставлять сообщения открытыми для интерпретации часто означает проблемы, так как читатели могут создавать свои собственные правила или вообще игнорировать непонятные директивы.
Установление доверия
Первые впечатления много значат. Представьте себе, что вы получаете объявление «Служба репетиторства душевного спокойствия», которое гласит «Служба репетиторства по кусочкам разума». Предоставление неадекватно вычитанных документов, чтобы избежать окончательных проверок, создает негативное впечатление. Это лишает возможности бизнеса проявить свою внимательность и надежность, делая его восприимчивым конкурентам легче извлечь выгоду из этих ошибок. В то время как ошибки использования, такие как «шведский стол с десертом» вместо «буфета с десертом», могут не допустить проверки орфографии, обученные человеческие глаза должны уловить эти грамматические нарушения.
Внутреннее общение
Сотрудники хотят прозрачности и открытости от своих работодателей. Они хотят получить правильную информацию с первого раза. Рассылка массовых электронных писем с ошибками переноса в датах обучения или распространение справочников, содержащих жаргон, создает хаос. Это также напрасно тратит время, потому что исправление ошибок отнимает у других бизнес-функций. Даже когда ошибки легко исправимы, их влияние все еще реально. Плохая грамматика во внутренних деловых коммуникациях может снизить моральный дух и мотивацию сотрудников, чтобы оставаться ориентированными на детали при выполнении рабочих обязанностей.
Внешняя Связь
Качество внешних деловых коммуникаций помогает клиентам формировать впечатления о бизнесе. Клиенты предпочитают вести бизнес с хорошо организованными профессиональными организациями. Визуально привлекательные рекламные объявления или правильно отформатированные письма теряют свою популярность, когда клиенты обнаруживают грамматические ошибки. Хотя большинство клиентов не будут наводнять бизнес телефонными звонками по поводу плохой грамматики в переписке, они будут помнить обиды. Некоторые могут даже сделать своей миссией предупредить других клиентов, чтобы избежать обидчиков.
