Расходы на командировки являются одними из самых контролируемых расходов в организации, и установление суточных является одним из способов поддержания этих расходов на разумном уровне. Компании могут использовать данные правительства США и другие отраслевые исследования, чтобы определить соответствующие среднесуточные расходы на питание путешественников. Индивидуальные деловые путешественники всегда должны помнить о внутренней политике своих компаний, когда они обедают во время путешествий.
источники
Администрация общего обслуживания США ежегодно устанавливает ставки суточных, которые включают в себя расходы на питание и проживание для путешественников по делам федерального правительства. Многие компании используют это в качестве руководства при установлении собственных суточных или приемлемых ставок возмещения для корпоративных путешественников. Что касается расходов на питание, Администрация общего обслуживания изучает несколько тысяч ресторанов каждые три-пять лет, чтобы информировать о своих расценках, и регулярно рассматривает запросы путешественников, чтобы выяснить, нужно ли обновлять определенные зоны в промежуточный период. На момент публикации этой статьи эти цены варьируются от 46 до 71 доллара в день на завтрак, обед и ужин. Аналогичным образом Управление пособий США устанавливает нормы суточных для международных городов. К другим источникам для определения суточных по питанию относятся Business Travel News, который ежегодно заказывает исследование ресторанов на предмет затрат на питание в 100 ключевых городах деловых поездок США. Эти показатели имеют тенденцию выше, чем у Администрации общего обслуживания, поскольку они учитывают питание и коктейли в высококлассных ресторанах. На момент публикации этой статьи они составляли в среднем около 85 долларов в день.
география
Независимо от источника, уровень суточных в продуктах питания колеблется в зависимости от географического положения. Администрация общего обслуживания, например, устанавливает стандартную ставку для континентальной части США, но также устанавливает отдельные ставки в городах, где расходы на питание выше. Крупные города, такие как Нью-Йорк, Чикаго, Лос-Анджелес и Сан-Франциско, остаются на более высоком уровне еды. Например, в 2011 году группа выделяет 71 доллар на ежедневное питание и сопутствующие расходы в этих городах по сравнению со стандартными ставками в 46 долларов. Города второго уровня обычно несут уровень суточных в середине этих двух крайностей.
Соображения
У компаний есть два основных способа покрытия расходов на питание сотрудников во время поездок: они могут либо устанавливать и выплачивать суточные напрямую, либо они могут напрямую возмещать сотрудникам расходы, понесенные во время поездки. Если они решат выплачивать суточные на основе стандартов Администрации общего обслуживания, они могут выбрать упрощенный метод "high-low" вместо выдачи суточных для каждой отдельной географии.В этом методе дорогостоящие районы - крупные и некоторые второстепенные города - получают одну ставку суточных, а все остальные районы получают более низкую ставку. Поскольку государственные суточные в большинстве случаев недостаточны для покрытия более дорогих видов питания для путешественников-руководителей, многие корпорации предпочитают просто возмещать расходы на питание, хотя часто они также вводят ограничения, определяемые суточными, чтобы контролировать расходы.
Налоговая информация
Предприятия, которые используют Администрацию общего обслуживания в среднем за суточные расходы на питание и другие командировочные расходы, получают одно преимущество в упрощенной отчетности в соответствии с налоговым законодательством Службы внутренних доходов. В то время как компаниям, которые возмещают расходы, необходимо хранить подробные квитанции и другие данные для этих поездок, компаниям, использующим утвержденные суточные, необходимо только вести учет самой поездки, а не отдельных расходов по командировке. Если вы работаете не по найму, вы также можете использовать суточные для получения справки при вычете коммерческих расходов из ваших налогов. Вы можете вычесть часть стандартного пособия на питание, как правило, около 50 процентов, вместо того, чтобы следить за каждой квитанцией о приеме пищи.
