Когда компания тратит деньги на оплату расходов, будь то наличными, чеком, электронным переводом или любым другим способом, это называется выплатой наличных в мире бухгалтерского учета. Отчет о выплате наличных - это запись каждой транзакции, в которой использовались денежные средства, выплаченные компанией по любой причине. Отчет обычно создается пакетом бухгалтерских программ компании, например QuickBooks.
подсказки
-
Отчет о выплате наличных - это запись всех отдельных транзакций, в которые вовлечены денежные средства, выплаченные компанией.
Что такое выдача наличных?
Выплаты наличными представляют собой отдельные операции по расходам, которые составляют итоги расходов, указанные в отчете о прибылях и убытках компании. Это включает в себя выплаты по заработной плате, инвентаризации, внешним юридическим услугам, аренде здания и все другие расходы, которые несет компания. Когда компания оплачивает счета, она регистрирует платежи в журнал выплат наличными в своей системе бухгалтерского программного обеспечения.
Отчет о прибылях и убытках компании показывает, что выплаты наличными были на высоком уровне, а расходы показаны в разные периоды времени в зависимости от того, использует ли компания учет по кассовому методу или методом начисления.
Журнал денежных выплат
В бухгалтерском учете термин «журнал» используется для описания списка зарегистрированных операций, которые были разделены по типу. Бизнес обычно использует несколько журналов в своей системе бухгалтерского учета, таких как журнал продаж, поступления денежных средств, выплаты наличными и общий журнал. Во многих пакетах бухгалтерских программ пользователи не видят отдельные журналы.
Эти транзакции проводятся в общем журнале компании, потому что, когда пользователь генерирует чеки или вводит счета в систему, записи автоматически вносятся в каждый конкретный журнал, а затем переносятся в общий журнал. Это избавило от необходимости вручную регистрировать транзакции в отдельном журнале, таком как журнал выплат наличными. Когда учетные операции регистрировались вручную, записи сначала регистрировались вручную в журнале выплат наличными, а затем переносились в общий журнал.
Защита денежных средств компании
Одним из наиболее важных способов использования отчета о выплате наличных средств является помощь в поддержании жесткого внутреннего контроля за денежными средствами, которые покидают компанию, чтобы она не попала в чужие руки. Это часть более крупного процесса внутреннего контроля денежных средств, который включает в себя множество этапов, таких как разделение обязанностей, что означает, что никакие финансовые операции не обрабатываются от начала до конца одним сотрудником.
Отчет о выплате наличных может дать владельцам бизнеса необходимую информацию о расходах, чтобы помочь со временем управлять ими. Например, он показывает, сколько было потрачено на инвентаризацию за месяц, сумму, потраченную на заработную плату персонала, аренду и аренду, а также расходы на любые внешние услуги. Журнал денежных выплат может быть использован в качестве ресурса для планирования будущих решений по управлению денежными средствами. В отчете также приводится уровень детализации, необходимый для предотвращения присвоения или перенаправления денежных средств кем-либо в компании. Например, проверка отчета с течением времени может помочь отследить схемы оплаты, чтобы обнаружить необычные действия или определить и проверить крупные выплаты, чтобы убедиться, что они законны.
Когда компания распределяет наличные деньги, она всегда должна использовать предварительно напечатанный номерной чек и иметь политику в отношении того, кто в компании может разрешить оплату чеком. Кроме того, когда компания оплачивает счета, она должна пометить их как оплаченные, чтобы предотвратить недобросовестные или ошибочные двойные платежи. Просмотр отчета о выплатах наличными каждый месяц является эффективным способом решения этой и других проблем.
Для компании важно иметь очень ограниченное число людей, максимум три или четыре человека, которые имеют право подписывать чеки компании. Если в отчете о выплате наличных средств указаны необычные выплаты, становится просто отследить копию чека и поговорить с лицом, подписавшим чек, для проверки транзакции. Проверяющие лица должны иметь значительный и соответствующий уровень полномочий в компании.
