Конференц-связь предоставляет удобное решение для объединения вашей команды для обсуждения проекта, получения обновленной информации и достижения консенсуса. Многие компании заключили контракт с компаниями по обслуживанию конференций, и эти компании могут предоставлять выделенные телефонные номера и коды доступа для персонала вместе с веб-утилитой, которая планирует и уведомляет о проведении телеконференций. Назначенный номер телеконференции обеспечивает гибкость в проведении конференций в любое время, а уведомления о собраниях можно отправлять участникам по электронной почте. Бюджетные или бесплатные услуги конференц-связи для небольших компаний назначают номер телеконференции во время составления расписания, поэтому планирование собрания в режиме онлайн требует минимального планирования.
Выделенная конференц-линия
Откройте новое сообщение электронной почты или приглашение на собрание (если эта функция имеется в приложении электронной почты, например в Microsoft Outlook). Введите адреса электронной почты участников в разделе «Кому» или «Участникам». Введите тему встречи в строке «Тема».
Введите следующую информацию в тексте электронного письма или используйте автоматические поля в приглашении на собрание: Дата встречи Время начала встречи (включая часовой пояс) Время окончания встречи (включая часовой пояс) Номер вызова (выделенный номер телефона конференции)) Код конференции (если применимо, для доступа участников к конференции)
Откройте раздел планирования приглашения на собрание и используйте раскрывающееся меню рядом с каждым участником, чтобы указать, являются ли они обязательными или необязательными посетителями (в большинстве программ участники по умолчанию по умолчанию). Если расписания доступны в Интернете, убедитесь, что требуемые участники доступны в течение желаемого периода времени и даты.
Прикрепите повестку дня или материалы собрания, нажав кнопку «Вложение» на панели инструментов электронной почты. При желании введите сообщение в тексте своего электронного письма после подробностей конференции. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить уведомление о встрече.
Расписание конференц-связи с помощью веб-утилиты
Войдите в свою учетную запись конференц-службы, такую как Premiere Conferencing, Go To Meeting или Free Conference.
Нажмите «Расписание конференции». Выберите дату встречи, время начала и окончания (или продолжительность) и ожидаемое количество участников. Введите тему вашей встречи в поле «Тема». Выберите тип конференц-связи, нажав кнопку «Бесплатная конференция» или «Прямая конференция».
Проверьте достоверность информации и нажмите кнопку «Расписание». Распечатайте страницу подтверждения сведений о конференц-связи или сохраните информацию на своем компьютере.
Выберите опцию, чтобы отправить уведомление по электронной почте своим посетителям. Введите имена участников и адреса электронной почты в соответствующие поля. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить посетителям уведомление с инструкциями по набору и подтверждением на ваш адрес электронной почты.
подсказки
-
Попросите участников подтвердить, что они присоединятся к конференц-связи - они могут утвердительно ответить на ваше сообщение электронной почты или нажать кнопку «Принять» в уведомлении о приглашении на собрание. Отправьте напоминание по электронной почте и любую дополнительную информацию за день до встречи. При планировании конференц-связи с помощью веб-инструмента увеличьте продолжительность или время окончания и выделите на одного или двух участников больше, чем планировалось, чтобы обеспечить себе гибкость. Конференц-сервис обычно взимает плату только за количество участников и фактическое количество использованных минут.
Предупреждение
Избегайте путаницы, проверив детали встречи перед отправкой вашего уведомления. Некоторые почтовые приложения регистрируют все приглашения на собрания в календаре и добавляют конфликтующие или обновленные собрания (не заменяя устаревшую встречу).
