Политические и процедурные документы компании являются ключевым фактором для поддержания эффективности, последовательности и четкой коммуникации. Некоторые компании предпочитают создавать отдельные документы для различных процедур, в то время как другие собирают все политики и процедуры в одно руководство, которое они представляют каждому сотруднику. Хорошо документированные политики и процедуры приносят пользу сотрудникам, клиентам и компании.
Установить ожидания
Политики компании часто устанавливают ожидания поведения сотрудников по таким темам, как посещаемость, своевременность, дресс-код, правила безопасности и многое другое. Политические и процедурные документы часто устанавливают ответственность компании перед своими сотрудниками, включая наем равных возможностей, отпуск и больничные, отпуск по семейным обстоятельствам и т. Д. В трудовых контактах и письмах с предложениями могут ссылаться на руководство по политике и процедурам компании (или руководство для сотрудников) и указываться, что работник соглашается соблюдать правила, изложенные в руководстве. Некоторые компании требуют, чтобы новые сотрудники подписывали форму, указывающую, что они получили руководство.
Поощряйте эффективность
Самый эффективный способ достижения цели - это основа процессов компании. Это может быть не самый простой или быстрый способ, но это наименее трудоемкий способ достижения цели без ущерба для качества, риска и игнорирования каких-либо нормативных требований. Теоретически, если каждый сотрудник следует установленной процедуре для каждой задачи, каждый раз компания будет достигать всех целей наиболее эффективным способом. В действительности, предпочтительная процедура может быть невозможна каждый раз, поэтому многие процессы на самом деле включают определенную политику в отношении того, как справиться с такой ситуацией. Это может включать одобрение более высокого уровня или просто дополнительную документацию.
Поощрять последовательность
Последовательность обычно порождает эффективность. Когда люди делают вещи одинаково каждый раз, они в конечном итоге получают возможность завершить процесс за более короткий промежуток времени, что означает, что они могут выполнять больше работы за то же время. Последовательность также порождает уверенность. Последовательные методы гарантируют клиентам, что компания будет обрабатывать их учетные записи с одинаковой тщательностью и точностью при каждом взаимодействии. Последовательность помогает сотрудникам и клиентам точно знать, чего ожидать, когда они сталкиваются с данной ситуацией.
Оставайтесь легальным
Законы, регулирующие органы или страховые компании требуют от компаний документировать и распространять некоторые процессы и процедуры. Например, в большинстве штатов требуется, чтобы компании имели установленный процесс для обработки требований о выплате компенсации работникам и чтобы все сотрудники знали, как этот процесс работает. Страховые компании и регулирующие органы, такие как OSHA, требуют, чтобы компании детализировали политики безопасности, особенно в производственной среде. Включение этой информации в документ о процессе и процедуре позволяет компании удовлетворять требованиям по распространению.
Эффективно общаться
Компания может иметь много сотрудников, несколько мест и / или сотрудников, которые работают в разные смены. Сотрудники покидают компанию, а новые сотрудники присоединяются к компании. Самый простой способ сообщить обо всех сотрудниках об ожиданиях и процессах, не упуская никого, не пропуская информацию или будучи непоследовательным, - это написать и распространить официальный документ о политике и процедурах. Обеспечение доступа всех к одной и той же информации также помогает защитить компанию от необоснованных неправомерных судебных исков.
