Тщательное составление ответа на деловое электронное письмо - будь то от клиента, потенциального клиента, начальника или коллеги - может сыграть важную роль в обеспечении желаемой реакции и ответа.
Понять писателя
Внимательно посмотрите, кто написал письмо, так как это играет роль в уровень формальности Вы используете, чтобы ответить. Например, эксперт по этикету электронной почты Линдсей Поллак предлагает ответить на электронное письмо, в котором используется формальный язык, с использованием аналогичного формального и вежливого языка. Если отправитель использует неформальный тон, используйте более спокойный тон, но сохраняйте его профессиональным.
Определить результат
Выяснить, что действие, которое вы хотите, чтобы читатель предпринял как только вы ответите. Например, если вы отправляете ответ потенциальному клиенту, вы хотите, чтобы он купил. Однако, если вы отправляете ответ своему боссу, вы хотите, чтобы она считала вас профессионалом и способным. Ответы людям о вопросы обслуживания клиентов должен привести к счастливому клиенту, который чувствует, что его потребности были удовлетворены.
подсказки
-
Подождите, пока вы не успокоились, чтобы ответить на спорную электронную почту.
Опишите результат в предложении 1
Используйте первое предложение вашего ответа на опишите, чего вы хотите достичьпредлагает Джеффри Джеймс, один из редакторов компании Inc. Например, если клиент отправляет электронное письмо с жалобой, используйте свое первое предложение, чтобы сказать, что вы хотите решить проблему, чтобы клиент был доволен покупкой.
Сделайте ваши очки
Теперь пришло время объяснить, как вы планируете сделать первое предложение. использование небольшие абзацы чтобы сделать ваши очки. Джеймс рекомендует использовать доказательства, чтобы поддержать идеи, которые вы описали в своем ответе. В зависимости от темы и необходимых действий, доказательства могут быть такими же простыми, как указание на факт, или настолько обширными, как предоставление множества деталей, относящихся к теме. Например, если ваш начальник спрашивает, почему вы хотите одобрить расходы, предоставьте один или два факта о том, как одобрение расходов пойдет на пользу департаменту или компании в целом.
Обеспечить призыв к действию
Используйте свое последнее предложение, чтобы переформулируйте то, что вы хотите, чтобы читатель делал дальше, Это предложение должно идти рука об руку с вашим вступительным абзацем. Например, чтобы сделать клиента счастливым, объясните, какой шаг вы готовы предпринять для решения проблемы.
Выйти
Наконец, используйте отписать словаНапример, «Лучший» или «Спасибо», чтобы получатель знал, что они достигли конца письма, предполагает штатный писатель Forbes Сьюзан Адамс. Добавьте свое имя и включите свою деловую подпись во все электронные письма. Подпись должна включать ваше полное имя, название компании и контактную информацию, включая номер телефона и адрес веб-сайта.
подсказки
-
Прежде чем нажимать кнопку «Отправить», проверьте и проверьте орфографию. В противном случае из-за ошибок вы можете выглядеть неряшливо и непрофессионально.
