Как написать деловую электронную почту. Поскольку все больше и больше компаний выходят в интернет, гораздо чаще можно получить деловое письмо по электронной почте, чем по старой доброй почте. Ведите свой бизнес профессионально, используя надлежащие методы деловой электронной почты.
Используйте подробную сюжетную линию. Руководители бизнеса часто жалуются на это письмо с темными строками, которые являются неопределенными или пустыми в их папке нежелательной почты. Избегайте игнорирования, включив простой, но тщательный предмет.
Скажи привет. Деловая электронная почта стала настолько неформальной, что некоторые люди даже не начинают с приветствия. Избегайте этой привычки. Правильно обращайтесь к человеку, которого вы пишете, и используйте двоеточие, а не запятую. Например, «Уважаемый мистер Смит!» - это правильное открытие бизнеса. Вы можете переключиться на запятую, как только установлена переписка.
Суммировать. Пропустить историю жизни и перейти к сути. Деловая электронная почта должна быть короткой и лаконичной. Вы можете рассказать своему коллеге о вечеринке по случаю дня рождения вашего сына в комнате отдыха, но не в отчете, который вы ей отправляете.
Выберите закрывающую линию и придерживайтесь ее. Если вы предпочитаете заканчивать деловую электронную почту "Спасибо", тогда заканчивайте этим всегда. Некоторые люди предпочитают «Искренне», «Лучший» или «Искренне ваш». Если вы согласны с вашим заключением, люди свяжут эту строку с вашими электронными письмами и почувствуют, что они знают вас лучше как делового партнера.
Создайте хорошо информированную, но контролируемую подпись. Деловые электронные подписи должны включать ваше полное имя (не только ваши инициалы), ваше название, вашу компанию и любую соответствующую информацию, которая может потребоваться сотруднику для связи с вами. Не поддавайтесь желанию сделать подпись длиной 10 строк. Удлиненные подписи считаются снисходительными в деловом мире.
подсказки
-
Всегда проверяйте орфографию и корректируйте деловую электронную почту. Неформальность не допускается просто потому, что вы переписываетесь онлайн. Избегайте использования восклицательных знаков. Тон трудно интерпретировать в электронной почте. Сохраняйте нейтральный тон, используя точки вместо восклицательных знаков. Большинство людей предпочитают, чтобы сообщения отправлялись в виде вложений, а не копировались и вставлялись в текст письма.
Предупреждение
Помните силу "CC" и "BCC" при отправке электронной почты для бизнеса. Ваше письмо может быть прочитано кем-то, кто был «слепо скопирован» в любое время, поэтому важно оставаться профессиональным.
