Организуете ли вы деловое отступление, устраиваете вечеринку для благотворительной организации или проводите политическую конференцию, демонстрируете должное уважение и доброту всем своим гостям, чтобы ваше мероприятие было успешным. Приветствие уважаемых гостей, однако, требует большего планирования и внимания. От этикета к ужину до вступительных речей и расселения важно, чтобы ваш гость чувствовал себя комфортно, уважаемым и ценным. В то же время даже выдающихся гостей можно оттолкнуть потоком или постоянным давлением, чтобы произвести впечатление. Спланируйте свое мероприятие так, чтобы у вашего гостя было время расслабиться и перезарядиться между встречами, приемами пищи и сессиями
Приветствуйте вашего гостя лично. Встречаете ли вы высокопоставленного гостя в аэропорту или просто перед официальной деловой встречей, поприветствуйте его дружеским рукопожатием и кратким знакомством. Перейдите к представлению любого из ваших сопровождающих лиц вашему гостю. Например, вы можете сказать: «МиссВажный гость, я хотел бы представить вам рекламного представителя нашей организации, мистера Джека Джексона ».
Предложите вашему гостю программу мероприятий, в которой будет указано время и место проведения встреч, организованное питание, групповые мероприятия и время простоя. Познакомьте вашего гостя с местом для проведения встреч или мероприятий, продолжая знакомить его с коллегами, с которыми вы столкнулись во время процесса.
Сделайте вашего гостя максимально комфортным. Если ваше мероприятие требует ночлега, забронируйте номер заранее. Имейте копию повестки дня мероприятия в комнате, а также контактную информацию для себя и других организаторов мероприятия. Кроме того, убедитесь, что ваши конференц-залы чистые, организованные и хорошо помечены.
Следуйте местному этикету для официальных вечеринок. Ваш уважаемый гость должен сидеть справа от хозяина. Карты мест могут быть использованы для идентификации рассадки гостей.
Напишите и выполните короткую, но профессиональную речь, чтобы представить вашего уважаемого гостя, если он собирается выступить на собрании, обеде или ужине. В противном случае приветствуйте вашего гостя краткими замечаниями, касающимися его должности или почестей, на любом собрании или мероприятии, в котором он участвует. Для вступительной речи вам необходимо подготовиться заранее, составив краткий биографический очерк своего докладчика, изучив его полномочия, достижения и почести. Вступительная речь должна касаться обсуждаемой темы, актуальности темы и краткого обзора полномочий докладчика. Сохраните его имя в последнюю очередь, как для создания импульса, так и в качестве подсказки для зрителей, чтобы приветствовать гостей.
