Человек, который приветствует клиентов, когда они входят в офис, представляет имидж компании. Неорганизованный, безразличный регистратор представляет компанию как непрофессиональную и безразличную. Между тем, теплый прием со стороны внимательного сотрудника помогает клиенту почувствовать себя ценным и может привести к тому, что он будет развивать более длительные отношения с компанией. Помните также, что в определенных типах кабинетов, таких как врач или кабинет терапевта, и перед важными встречами, такими как интервью, посетители могут нервничать. Дружеское приветствие может помочь им успокоиться.
Расположите свой стол лицом к входу, чтобы видеть клиентов, когда они входят. Удостоверьтесь, что офис выглядит опрятным в начале каждого дня и держите его организованным весь день. Доставляйте посылки быстро или размещайте их вне поля зрения. Держите документы правильно оформленными, а вашу записную книжку - доступной. Запустите соответствующие компьютерные программы, чтобы вы могли легко найти информацию о клиенте.
Улыбайтесь и приветствуйте клиента, передавая искреннее тепло и энтузиазм. Используйте приветствие, которое сигнализирует, что вы ожидали его, если это так, но только если вы знаете, что это клиент, которого вы ожидали. Если вы ожидаете клиента в своей юридической фирме в 9 часов утра, и заходит человек, одетый для деловой встречи, вы можете улыбнуться и сказать: «Привет, Джон, ты очень рад познакомиться». Никогда не указывайте полное имя клиента - рассматривайте эту информацию как конфиденциальную. Используйте более общее приветствие, если вы не знаете клиента, например: «Доброе утро, добро пожаловать в фирму XYZ. Как я могу помочь вам сегодня?»
Предоставьте помощь клиенту, договорившись о встрече, предоставив ей документы, которые она должна заполнить, или сообщив ей, что вы сообщите соответствующему человеку, что она прибыла. Сообщите клиенту, как долго ей придется ждать. Спросите ее, есть ли у нее какие-либо вопросы, и ответьте на них в меру своих возможностей. Если вы должны проверить ответ, уверить ее, что вы будете.
Поощряйте клиента расслабиться во время ожидания. Предложите клиенту прохладительные напитки, такие как вода, кофе или чай, если таковые имеются. Если клиент отклонит предложение, скажите ему, чтобы вы знали, передумал ли он. Когда вы говорите с клиентом, продолжайте улыбаться и смотреть в глаза, передавая тепло и энтузиазм.
Вежливо попросите клиента подождать минуту, если вы должны ответить на звонок. Ответьте на телефон с приветствием, например: «Доброе утро, это Терри из Фирмы XYZ. Вы можете подождать минутку?» Поблагодарите звонящего за то, что вы его держите, и уверяйте ее, что вы с ней будете правы. Затем позаботьтесь о клиенте в офисе.
Следуйте протоколу вашего офиса для представления клиентов сотрудникам. Вызовите сотрудника, как только приедет клиент, если вы знаете, что сотрудник не встречается с другим посетителем. В противном случае вызовите соответствующего сотрудника по телефону, когда запланировано начало встречи с клиентом.
Сопровождайте клиента в офис сотрудника, если это является принятой процедурой в вашем офисе, и сотрудник указал, что хочет начать встречу. Также можно вызвать сотрудника в зону ожидания для встречи с клиентом. Представьте клиента и сотрудника, если они еще не встречались, используя фамилии или имена, в зависимости от того, что предпочитает ваша компания.
