Как запустить церковный инвентарь

Инвентаризацией для религиозных организаций могут быть как физические предметы, так и наборы навыков членов собрания, желающих пожертвовать свое время. Те, кто готов пожертвовать своим временем и опытом, должны быть учтены, чтобы их можно было правильно использовать на благо церкви. Материальные активы церкви должны быть оформлены в письменном виде, документы должны храниться в нескольких местах. Несколько человек могут помочь подготовить первоначальный церковный инвентарь, но его содержание и безопасное хранение должны быть назначены одному представителю. Сбор первоначальной инвентаризации может занять до недели, а ежегодная инвентаризация должна занимать не более суток. Этот проект требует внимания к деталям.

Предметы, которые вам понадобятся

ПО для работы с электронными таблицами
интернет
Принтер / копир
буфер обмена
Карандаш
Этикетки

Инвентаризация физических предметов

Получите готовую форму инвентаризации церкви из Интернета или создайте свою собственную, используя программное обеспечение для работы с электронными таблицами. В верхней части формы укажите название вашей организации и пробелы для номера листа и названия местоположения. Ниже создайте столбцы с именами «Серийный номер», «Описание элемента», «Дата получения», «Начальное значение» и «Сохранить / утилизировать». Распечатайте достаточно копий формы для использования в каждой комнате церкви и прикрепите к буферу обмена.,

Различают поставки и оборудование, отмечая сумму в долларах, которая количественно определяет различие. Например, предметы стоимостью менее 500 долларов США считаются расходными материалами, тогда как предметы стоимостью более 500 долларов США каждый считаются оборудованием. Из-за его стоимости, инвентарь должен быть инвентаризован, в то время как нет необходимости инвентаризировать запасы.

Создайте последовательный список серийных номеров, используя программное обеспечение для работы с электронными таблицами, и напечатайте номера, по одному на этикетках размером 1 дюйм. При первой инвентаризации серийные номера должны быть представлены в формате год-месяц-уникальный номер. Уникальный номер - это номер, который будет последовательно меняться, например: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Начните с одной комнаты и определите все предметы, которые считаются снаряжением. После идентификации прикрепите одну этикетку с серийным номером внизу каждого элемента, чтобы можно было отслеживать элементы.

Запишите номер листа и название комнаты, используя формы инвентаря в буфере обмена. Для каждого элемента, которому присвоен серийный номер, запишите данные во все поля, представленные в форме инвентаризации.

Поле описания должно содержать обзор предмета. Серийное поле должно содержать номер, который вы прикрепили к нижней части элемента. При получении начальных данных инвентаризации, дата приобретения и первоначальная стоимость могут быть недоступны. Если это так, заполните форму соответствующим образом. Если это не так, запишите текущую дату в поле полученной даты и оцените значение. Если предмет хранится, просто поставьте галочку в поле. Если он утилизируется, отметьте дату утилизации.

Перемещайтесь из комнаты в комнату, повторяя шаги 4 и 5. Не забудьте продолжать записывать номер листа и название комнаты в верхней части каждого листа при изменении местоположения.

Сделайте отдельные копии заполненных инвентарных форм. Поместите одну копию каждого, в последовательном порядке по номеру листа, в переплет из трех колец. Поместите один переплет в безопасное, удаленное место, а другой в административном офисе. Выполняйте инвентаризацию не реже одного раза в год.

Инвентаризация наборов навыков

Получите готовую церковную волонтерскую форму из Интернета или создайте свою собственную, используя программное обеспечение для электронных таблиц. Включите поля для «Имя», «Адрес», «Номер телефона», «Адрес электронной почты», «Доступные дни» и «Доступные часы в неделю». В столбце внизу страницы перечислите наборы необходимых навыков или ролей и инструкции для волонтеров, чтобы обвести кругом такие сферы, как водитель автобуса, волонтер общественного питания, координация действий и клерк пожертвований в кладовую.

Раздайте форму во время воскресной школы или церковной службы или отправьте ее по почте с просьбой вернуть ее в определенное место в определенную дату или раньше.

Вставьте формы в переплет из трех колец или, для простоты использования, создайте цифровую базу данных с личной информацией и интересами добровольцев. Таким образом, можно установить прямой контакт с заинтересованными членами собрания, и административный персонал может точно увидеть ресурсы, доступные для церкви.

Распространять новые формы добровольцев не позднее одного раза в год. Если обновленные формы не возвращаются для лица, ранее заполнившего их годом ранее, свяжитесь по телефону, чтобы определить, хотели бы они еще пожертвовать своим временем в ранее отмеченных областях и внести соответствующие изменения.

подсказки

Перевод данных инвентаризации в цифровую электронную таблицу обеспечивает третий уровень сохранности.

Добавление новых предметов в инвентарь по мере их поступления обеспечит правильную запись даты их приобретения и первоначальной стоимости.

Ежегодно пересматривайте форму добровольца, чтобы включить новые наборы навыков или должности.