Независимо от того, являетесь ли вы владельцем одного арендуемого объекта или нескольких, важно сохранять все документы, связанные с этими объектами, организованными. Если у вас возникнут вопросы об арендаторе, вам необходим легкий доступ к договорам аренды и любым дополнениям к ним, и вы должны хранить все заявки на аренду на случай, если отказавший кандидат подаст иск против вас. Кроме того, и, возможно, самое главное, вы можете вычесть расходы по подоходному налогу только тогда, когда вы сможете доказать их в своих записях. Документы, необходимые для уплаты налогов, сложнее всего организовать, потому что их так много.
Что вы должны сохранить
Всегда храните копию договора аренды, любые дополнения к договору аренды и все заявки на аренду от потенциальных арендаторов в надежном месте. Хорошей идеей является создание файла для каждой арендуемой недвижимости. Храните файлы в шкафу. Вам также нужны доказательства того, что вы зарабатывали или теряли деньги на арендуемой собственности каждый год и сколько. Вы делаете это, перечисляя свой доход от аренды и вычитая расходы. Аннулированные чеки, банковские выписки с прямым депозитом или чеки, которые вы пишете, если принимаете наличные, подтверждают доход от аренды. Ваши поступления от всего, что вы тратите на ремонт дома, страховку, налоги и все, что угодно, например, на термиты и уборку мусора, служат доказательством ваших расходов. Вам необходимо вести отдельные записи о доходах и расходах для каждого арендуемого объекта недвижимости, которым вы владеете.
Бумажный след
Нет ничего плохого в том, чтобы вести записи старомодным способом, записывая свои доходы и расходы в тетради или бухгалтерской книге и сохраняя документы о доходах и расходах в ящике для хранения или в отсеке для ноутбука. Этот метод является приемлемым для налоговой службы, согласно веб-сайту юридической консультации Nolo. Хорошей идеей будет указать на квитанции, для чего она нужна, если этой информации еще нет на квитанции. Бумажный метод может быть самым простым способом ведения записей, особенно если вы всегда так делали. Просто перечислите колонку доходов и колонку расходов для каждого месяца, чтобы увидеть, как вы поживаете в конце года. Разделите расходы, которые вы можете платить один раз в год, например, налог на имущество, на 12, чтобы получить реальный ежемесячный счет.
Электронные методы
Многие компьютерные программы доступны для помощи в ведении записей. Программное обеспечение для работы с электронными таблицами, такое как Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 и Ability Office, может отслеживать ваши доходы и расходы. Вы должны создать отдельную электронную таблицу для каждой арендуемой недвижимости.Но вам все равно нужно будет хранить бумажные копии ваших доходов и расходных квитанций на случай, если IRS проведет вам аудит. Другие варианты хранения квитанций - использовать службу хранения в Интернете, в которую вы можете загружать квитанции, например Shoeboxed, или использовать домашнюю версию, например NeatReceipts, для хранения цифровых квитанций у себя дома. Раз в месяц проверяйте свои доходы и расходы и вводите данные в электронную таблицу.
Программное обеспечение для управления недвижимостью
Арендодатели также могут использовать программное обеспечение для управления имуществом, чтобы организовывать оформление документов на аренду имущества. Quicken, например, имеет программное обеспечение, которое организует все документы для вас. Это также помогает найти все ваши налоговые вычеты, дает вам возможность записывать просроченные платежи или частичные платежи и позволяет сравнивать статусы ваших арендуемых объектов недвижимости. Программное обеспечение для управления собственностью, как правило, имеет много дополнительных функций, которые могут не понадобиться арендодателям с одним или двумя свойствами. По словам Ноло, домовладельцы с более чем 10 свойствами часто находят их полезными.