Тендерная документация - это предложение о поставке продукции или услуг или выполнении работ по указанной цене и на указанных условиях. Если вы поставляете продукцию другим предприятиям или государственному сектору, процесс подачи тендера на конкурс с другими предприятиями является обычным делом. По сути, тендерная документация - это письмо, в котором объясняется, как вы соответствуете ожиданиям своих клиентов и почему вы лучше всего это делаете. Написав тендер, вы сможете отточить свои цели, сильные и слабые стороны и улучшить свой профиль со своим клиентом.
Запрашиваемая информация
Тендерный документ отвечает нескольким ожиданиям потенциального клиента, начиная с цели вашей заявки. Вам необходимо изложить свои полномочия, описав прошлый опыт. Тематическое исследование успешной работы, выполненной для другого клиента, имеет тенденцию быть убедительным. Объясните, как вы будете предоставлять услугу или продукт, излагая процессы вашей компании, а также человеческие и технические ресурсы, необходимые для выполнения. Предоставьте график результатов и опишите, как будет осуществляться управление проектом. Определите риски или потенциальные проблемы, которые могут замедлить или затруднить реализацию. Детализируйте свою структуру ценообразования, а также рекомендации по уходу. Потенциальные клиенты также хотят знать о навыках и опыте вашей команды. Наконец, составьте сопроводительное письмо с кратким изложением сути тендера, а также его структуры.
Ответ команды
Как только вы узнаете, что ожидается в тендере, организуйте команду, которая рассмотрит различные разделы и будет управлять процессом написания. В некотором смысле вы пишете сжатый бизнес-план для конкретного продукта или услуги. Выясните, кто несет ответственность за исследование и сбор необходимой информации. Кому-то может понадобиться согласовать различные материалы, которые помогут вам или писателю составить тендерный документ. Если что-то о тендере неясно, позвоните или встретитесь с клиентом и задайте вопросы. В целом, клиенты не хотят ничего больше, чем вносить идеи в ваш процесс реагирования на их потребности.
Запланируйте и напишите, чтобы выиграть
Знание способов, которыми вы можете отличить себя от конкурентов, может помочь вам написать выигрышный тендерный документ. Мозговой штурм новых идей для решения проблемы потенциального клиента о продуктах и услугах, которые вы предоставляете. Если у него есть проблемы с обслуживанием продукта, найдите решение, которое решает эту проблему. Как правило, клиенты хотят получить отдачу от своих денег, поэтому ценообразование не является единственным определяющим фактором того, кто уходит с бизнесом. Выясните, что вы можете предложить своим конкурентам, например, улучшение обслуживания, снижение рисков, повышение надежности или улучшение качества. В дополнение к решению того, что хочет клиент, внесите полезную идею.
Советы по составу
Плохо написанный и представленный документ может помешать даже лучшим из тендеров. Делайте документ по-деловому, используя короткие предложения и абзацы. Точки и заголовки могут помочь сегментировать документ. Убедитесь, что все элементы документа, такие как резюме членов команды, были стандартизированы. Шрифт должен быть равномерным на протяжении всего тендера. Попросите, чтобы редактор рассмотрел и пересмотрел документ, и затем принесите корректора, чтобы прочесать для опечаток и упущений. Включите оглавление, чтобы читатель мог пролистать документ и легко найти определенные разделы.
