Написание деловых писем может быть сложно. Вы садитесь, чтобы набросать быстрое письмо и бум Глупо в приветствии. Письмо одному человеку имеет достаточно проблем, если вы не знаете его имени или пола. Когда вы добавляете несколько человек, вопросы множатся. Сколько людей вы пишете? Два, три или толпа? Вы знаете их по имени? Это ваши близкие друзья или близкие знакомые? К счастью, есть правила и рекомендации для всех этих ситуаций.
Письмо двум или трем
Если вы пишете двум или трем, это простой ответ: просто напишите их имена. Если вы хорошо их знаете и носите имя, вы можете использовать их имена, такие как «Уважаемый Уилл, Кирстен и Пэт».
Если вы плохо их знаете или не уверены, будут ли подходящими имена, используйте больше формальностей: «Дорогой мистер Сотерс, мисс Томпсон и мисс Крамп». Как правило, вас не обидят за то, что вы слишком формальны, но брови вырастут, если вы слишком неформальны.
Запись в группу
Когда вы пишете более чем трем людям, написание имен выглядит громоздким. Люди имеют тенденцию чувствовать, что они - только один из длинного списка. Лучше использовать групповой термин, такой как «Дорогая команда» или «Уважаемые коллеги». Забавно, что из-за произнесения названий групп они могут почувствовать себя частью толпы, но «Дорогая команда» заставляет их чувствовать, что они принадлежат к группе; они часть команды. «Уважаемые коллеги!» Говорит, что вы считаете их достойными быть коллегой, равным и ценным участником.
Однако, не используйте «Уважаемые коллеги», когда пишете людям, которые старше вас. Технически, они ваши начальники, а не ваши коллеги. Но если они тоже в команде, то «Дорогая команда» будет работать хорошо.
Как называть имена
Пишите людям по имени, если это вообще возможно. Например, если несколько человек написали вам о предмете, и вы хотите написать ответ, приложите усилия, чтобы найти и использовать их имена. Если вы подаете заявление на работу, или вы находитесь в другой ситуации, когда вы хотите произвести впечатление на кого-то, выяснение его имен показывает, что вы также приложите дополнительные усилия в своей работе, если будете приняты на работу. Вы знаете кого-то в компании, кто мог бы узнать имена задействованного персонала?
Другая идея состоит в том, чтобы зайти на сайт организации и посмотреть, есть ли в списке директор или менеджер отдела. Если это единственное имя, которое вы видите, вы можете адресовать письмо следующим образом: «Уважаемый мистер Бернс и коллеги» или «Уважаемый мистер Бернс и члены отборочного комитета». Если вы не найдете конкретных названий, написав «Уважаемые члены отборочного комитета», все будет в порядке. В то время как вы могли бы написать «Уважаемый отборочный комитет», добавление «членов» придает ему особый смысл. «Члены» признают, что вы видите их как отдельных лиц, а не как один большой анонимный комитет.
Обойти пол
С такими именами, как Джон, Мэриэнн, Уэйн и Дейзи, легко определить их пол. Другие имена могут помочь вам угадать, например, Кэри, Адриан, Пэт, Сэм, Крис, Дрю и Алекс. Иногда их правописание выдает их. Например, Адриан - обычно мужчина, а Адриенна - женщина. Но имена не соответствуют общим правилам правописания, поэтому, если вы не знаете, не предполагайте.
Если кто-то из ваших знакомых может знать этого человека, вы можете узнать об этом. Кроме того, проверьте вебсайт, чтобы видеть, написано ли о человеке и упоминается ли он или она. Общий поиск в Интернете по имени может также дать ответы. Если все, что не отвечает на гендерный вопрос, допустимо написать «Дорогой Крис Трейнор».
Кому или нет
В то время как «Для кого это может касаться» звучит жестко и очень формально, это по-прежнему приемлемое приветствие, если вы не имеете ни малейшего понятия, кому вы пишете.
С другой стороны, «Уважаемые господа» устарела. Это грамматическая ловушка, оставшаяся от тех времен, когда бизнес был домом человека. «Уважаемые господа» неуместно сегодня, когда ваше письмо вполне может быть принято женщиной. «Уважаемые господа или господа», по крайней мере, признает, что женщина может быть одним получателем, но это все еще звучит старомодно. Прежде всего, никто больше не обращается к сэру или мадам, кроме, возможно, их дворецкого или шофера. Если у вас нет имен и вы не знаете их пола, попробуйте что-то другое, например «Привет» или «Привет». Они звучат дружелюбно и подходят для пола.
Дело манер в электронной почте, тоже
Во всех случаях, кроме самых официальных, приемлемо отправлять письмо по электронной почте вместо отправки письма по почте. Многие объявления о работе предлагают ответ по электронной почте. Электронная почта является более непринужденной формой общения, но, как и в сопроводительном письме, правила грамматики и этикета все еще применяются. Ошибки и орфографические ошибки будут замечены, и вы будете судить по ним.
Те же правила применяются при написании двух или трех человек или группы. Однако при отправке электронной почты важно указывать адреса электронной почты в поле «bcc», а не в поле «Кому». Многие люди не хотят, чтобы их адреса электронной почты становились общедоступными, особенно когда так просто переслать электронное письмо с контактной информацией каждого на виду. «bcc», что означает «слепая копия», означает, что вы можете видеть адрес, но другие получатели не могут.
