Если вы продаете виджеты или предоставляете услуги и экспертные знания, письма с просьбой об оплате просроченных счетов являются необходимой частью ведения бизнеса. Иногда людям просто нужно напомнить об их долге. В других случаях клиенты могут намеренно избегать своих обязательств. В первом случае эти письма могут ускорить выплату причитающейся суммы; в последнем случае они могут помочь продемонстрировать шаги, которые вы предприняли, прежде чем пытаться получить официальные сборы, что может помочь вам добиться успеха в суде. Во всех случаях письма должны быть составлены четко, кратко и вежливо, профессионально
Укажите остаток средств
Во вводном разделе письма должен быть четко указан остаток средств. После простого приветствия (например, «Дорогой мистер Смит») откройте письмо, сердечно напомнив читателю о точной сумме задолженности. Используйте заявление типа «Это письмо напоминает вам о вашей задолженности перед ABC Corporation. Наши записи показывают, что ваш счет просрочен на сумму 56,39 долл. ». Прежде чем составлять этот раздел письма, проверьте точную сумму задолженности с вашей кредиторской задолженностью. Приложите копию неоплаченного счета к письму и сделайте ссылку на приложение в этом разделе.
Опишите приемлемые формы погашения
В зависимости от характера долга, политики кредиторской задолженности вашего бизнеса и того, как быстро вы хотите вернуть деньги, приемлемая форма платежа - это еще одна важная деталь, которую необходимо четко указать. Денежные средства, очевидно, быстрее, чем ждать, пока будет снят персональный чек, но в зависимости от суммы может оказаться невозможным требовать погашения таким способом. Аналогичным образом, не все компании принимают кредитные карты, и компании могут принимать карты одного эмитента, но не другого. В любом случае включите заявление типа «Оплата может быть произведена наличными, чеком или кредитной картой. Мы принимаем Visa или Mastercard. Чеки могут быть выставлены на счет кредиторов ».
Четко указать крайний срок
Не оставляйте требование о сроках погашения открытым для интерпретации. Используйте такое выражение, как «Пожалуйста, переведите этот баланс в течение 10 рабочих дней или немедленно свяжитесь с нашим офисом, чтобы произвести оплату по телефону». Указание крайнего срока не только повторяет чувство срочности для читателя, но также дает вам сроки, когда Вы можете ожидать платеж и позволяет подумать, что делать дальше, если в этом окне платеж не будет обработан.
Государственные последствия для задержки
Если есть какие-либо последствия для дальнейшей отсрочки платежа, укажите их в конце письма. Общим следствием является инициирование официального судебного иска о взыскании суммы в суде. Другими последствиями могут стать повышение спора в организации или прекращение услуг. Если письмо является последним предупреждением, используйте такое утверждение, как «Это последнее уведомление, которое вы получите. Если мы не получим полную оплату в течение 10 дней с даты настоящего письма, мы будем искать все доступные средства правовой защиты для взыскания этого долга ».
