Когда вы ведете какой-либо бизнес, его заинтересованные стороны, менеджеры и клиенты будут ожидать эффективности, надежности и безопасности. Особенно это касается финансовых транзакций. Внутренний контроль гарантирует, что все бизнес или организационные процессы отвечают этим требованиям. Тем не менее, важно определить любые слабые места в вашей настройке внутреннего контроля. Существует несколько способов определения этих недостатков, и информация доступна для того, чтобы помочь вам. Например, Комиссия по ценным бумагам и биржам выпустила руководящие принципы для мониторинга внутреннего контроля.
Каталог всех ваших процедур внутреннего контроля. Это будет включать документирование финансовых транзакций, разработку и тестирование продукта, процедуры закупок и внутренний аудит. Точно знайте, с чем вы имеете дело, прежде чем приступить к дальнейшей проверке процедур. Попытайтесь определить части компании или организации, которые могут подвергаться большему риску, чем другие. Также оцените дизайн ваших элементов управления. Это, как правило, включает документацию, организацию, разделение обязанностей, обратную связь и обучение.
Проведите оценку риска для всех ваших контрольных процедур. Определите наиболее вероятные сбои в вашем бизнесе или организации. Оценка риска обычно принимает форму таблицы. Каждый новый риск ставится в ряд. Чтобы проанализировать риск, добавьте ряд столбцов, в которых указано, что может пойти не так, почему, кто отвечает за этот конкретный процесс, кто его проверял, решения и когда ответственное лицо приняло меры.
Провести внутренний аудит. Это будет включать запасы и активы, сверку денежных средств и кредиторскую задолженность. Сверка денежных средств означает, что сумма ликвидных денежных средств, принадлежащих компании, является правильной по сравнению с доходами и расходами. Аудит кредиторской задолженности означает проверку того, что все платежи идут в правильную компанию или частное лицо. Они должны иметь перекрестные ссылки на все финансовые отчеты, как внутренние (бухгалтерия), так и внешние (банки).
Обучение персонала современным процессам и методам внутреннего контроля. Внутренний контроль, как и многие другие аспекты бизнеса, постоянно развивается. Сообщите своим сотрудникам о любых изменениях и держите их хорошо обученными. Недостаток знаний и обучения является основной причиной неудач внутреннего контроля. Проверка знаний работников и проведение проверочных сессий во время обучения персонала.
Контролируйте свой персонал внутреннего контроля. Оценки риска обычно создаются теми, кто осуществляет внутренний контроль. Мониторинг или проведение внешних проверок позволяет третьей стороне выявлять возможные недостатки, которые пропустил человек или команда. Они могут варьироваться от самого процесса до контроля тех, кто его контролирует. Внешняя аудиторская компания обычно проводит такие проверки. Большинство предприятий имеют отношения с проверенными внешними аудиторами.
Изучите отзывы клиентов и заинтересованных сторон. Есть ли общие жалобы? Были ли нарушения внутреннего контроля? Например, если несколько клиентов сообщают об одном и том же сбое продукта, например о неисправной кнопке, вы можете вернуться к процедуре вашей компании, чтобы найти проблему. Обычно это означает пересмотр в обратном порядке поставки, сборки, изготовления, тестирования и проектирования.
Посмотрите на ведомственные отчеты. Есть ли области компании, которые ухудшились или не улучшаются, как ожидалось? Такие проблемы могут быть вызваны другими факторами, но могут также сигнализировать о некотором сбое внутреннего контроля. Каждый отдел может контролировать и контролировать, что он делает; но ведомственные отчеты должны быть связаны вместе, чтобы отражать бизнес в целом. Проверьте, есть ли у каждого департамента достаточно сильный механизм, чтобы его сотрудники могли сообщать о недостатках контроля.
