Разработка системы внутреннего контроля для вашего бизнеса требует планирования и понимания подробных операций компании. Внутренний контроль служит нескольким целям, но основные из них состоят в том, чтобы гарантировать, что бизнес работает, как предполагалось, и предотвратить возможность для сотрудников использовать товар или деньги ненадлежащим образом. Внутренний контроль позволяет владельцу бизнеса знать, что все работает правильно, без необходимости лично контролировать каждый аспект операции.
Проанализируйте каждый из основных процессов в вашем бизнесе: производство, управление запасами, дебиторскую задолженность, кредиторскую задолженность, банковскую сверку и любые другие процессы, в которых может быть возможно мошенничество путем кражи или сокрытия. Поместите имена или должности в каждую часть процесса, за которую отвечает человек. Если вы не уверены, как работает процесс, проводите время «в поле» и наблюдайте за процессом или задавайте вопросы ответственным лицам.
Оцените каждый шаг каждого процесса на наличие слабых мест контроля, которые позволили бы украсть активы компании. Сосредоточьтесь на областях, где один человек имеет и хранение активов, и учет их. Например, если один сотрудник имеет контроль над кассовым аппаратом, а также отвечает за его сверку в конце ночи, у сотрудника есть возможность украсть деньги и спрятать их, подделав сверку. Другой пример - наличие одного сотрудника, ответственного за открытие входящей почты, а также за учет чеков по счетам к получению, которые поступают в почту.
Измените процедуры для тех областей, где вы оценили слабый внутренний контроль. Отделите функцию хранения от функции отчетности, где это возможно. В то время как у вас может не хватить сотрудников, чтобы разные люди выполняли каждую работу, альтернативные функции среди сотрудников вам необходимо разделять несовместимые функции, где это возможно.
Тщательно документируйте новые процедуры и ознакомьте сотрудников с ними. Запрашивайте отзывы сотрудников о том, насколько эффективны новые процедуры. Важно убедиться, что процедуры имеют смысл с деловой и операционной точки зрения, а не только как контроль. Отрегулируйте процедуры в соответствии с обратной связью, но всегда помните о назначении элементов управления.
Реализуйте обязательную политику отпуска, если вы еще этого не сделали. Большинству проблем хронического воровства в бизнесе разрешено продолжать, потому что никто больше никогда не выполняет функции вора.Когда воровские сотрудники вынуждены брать отпуск, а кто-то другой заменяет их, они не могут скрывать преступление. Эта политика может предотвратить кражу, а также раскрыть ее, если это произойдет.
подсказки
-
Оцените эффективность вашего внутреннего контроля хотя бы раз в год и при необходимости улучшите его.
Предупреждение
Не бойтесь осуществлять строгий внутренний контроль, потому что вы боитесь, что ваши сотрудники будут думать, что вы им не доверяете. Честные сотрудники хотят работать в правильно спроектированной среде.
