Хотя быстрых электронных писем и телефонных звонков достаточно для многих деловых целей, все же есть некоторые вещи, которые необходимо решать с постоянством и профессионализмом письма. Разные ситуации требуют разных писем, и хотя существует множество разных причин, по которым вам может понадобиться написать профессиональное письмо, может быть полезно заранее ознакомиться с некоторыми из наиболее распространенных типов деловых писем.
1. Письма о размещении заказа
Как следует из названия, письмо о размещении заказа написано для размещения заказа товара. Эти письма очень распространены, но они также очень формальны и должны быть написаны очень точным и конкретным образом, поэтому может быть полезно найти шаблон для этих писем, прежде чем писать его.
2. Вводные письма о продаже
Если вы хотите продавать товары новому покупателю, вам нужно представиться. Это очень похоже на то, как вы представитесь кому-то на вечеринке, так как вы хотите произвести отличное первое впечатление в обеих ситуациях. Вы хотите показать своему целевому клиенту, какие продукты или услуги вы предлагаете, как они могут помочь им и чем ваш бизнес отличается от других.
3. Циркулярные письма
Циркуляр назван так потому, что распространяется среди широкой аудитории. Другими словами, хотя большинство писем являются частной перепиской между двумя или более сторонами, циркуляр раздается сразу огромным группам. Поскольку они предназначены для многих читателей, они должны быть написаны для вашей целевой аудитории. Не забудьте также сделать их достаточно общими, чтобы обращаться ко всем, кто их получает.
4. Письма-подтверждения
Эти письма отправляются просто для подтверждения того, что ваша компания получила деловой документ или пакет. По сути, они действуют как квитанция и должны быть отправлены сразу после получения товара.
5. Последующие письма
Последующие письма могут быть отправлены после многих видов корреспонденции. Соискатель может отправить продолжение после собеседования. Продавец может отправить один раз в неделю или две после отправки вступительного письма о продаже. Они могут быть отправлены после встречи, чтобы подтвердить соглашения, заключенные обеими сторонами. По сути, они просто служат для напоминания получателю о предшествующем общении и для стимулирования прогресса на следующем этапе отношений или проекта.
6. Письма с извинениями за обслуживание клиентов
В мире бизнеса иногда дела идут плохо. Независимо от того, была ли это вина вашей компании и можно ли ее предотвратить, письмо с извинениями может иметь большое значение для исправления отношений с обиженным клиентом. Эти письма часто проходят через юридический отдел, чтобы гарантировать, что компания не подвергает себя юридической ответственности.
7. Письма о заинтересованности
В то время как письма о заинтересованности чаще всего используются соискателями, уведомляющими работодателей о своей заинтересованности в должности в компании, они также могут использоваться для выражения заинтересованности вашей компании в работе над конкретным проектом с другой компанией или некоммерческой организацией.
8. Письма с соболезнованиями
Будь то скорбь по поводу потери сотрудника, конкурента, партнера или кого-либо еще в вашем профессиональном кругу, письма с соболезнованиями нелегко написать, но они могут быть трогательным жестом для тех, кто больше всего пострадал от смерти.
9. Действующие Меморандумы
Хотя заметки часто бывают неформальными, эти внутренние сообщения похожи на деловые письма от одного сотрудника к другому. Записки могут быть написаны практически на любую тему, начиная от добавления дресс-кода до серьезных нарушений со стороны сотрудников.
10. Благодарственное письмо
Несмотря на то, что всегда приятно похвалить сотрудника, который делает все возможное, это должно быть зарезервировано для действительно замечательных действий, поскольку чем чаще они раздаются, тем меньше они значат для тех, кто их получает.
