Словарь Вебстера определяет письмо как письменное или печатное сообщение для отдельного лица или группы, которое обычно отправляется по почте. Конечно, в наш электронный век многие письма передаются по электронной почте, либо в теле письма, либо в виде вложения. Несмотря на эту тенденцию, деловые письма продолжают выполнять традиционные функции. Таким образом, крайне важно, чтобы люди в мире бизнеса знали эти функции, чтобы произвести правильное впечатление на деловых партнеров.
Продажи
Несмотря на тенденцию вести бизнес в электронном виде, «традиционные письма о продажах остаются важным инструментом современного бизнеса», заявляют Кеннет Циммер, почетный профессор Школы бизнеса и экономики при Калифорнийском государственном университете и Сью К. Кэмп, доцент в колледже Гарднер-Уэбба. Бройхилл школа управления. Кроме того, Циммер и Кэмп утверждают, что большинство деловых писем на самом деле являются рекламными письмами, поскольку их целью является содействие продаже товаров или услуг получателям. Есть пять основных целей рекламных писем:
- Чтобы привлечь внимание получателя.
- Установить дружеские отношения с получателем.
- Обращаться к мотивам покупки получателя.
- Чтобы убедить получателя принять меры.
- Чтобы предоставить получателю возможность принять меры.
Связи с общественностью
Цель любого мероприятия по связям с общественностью - повлиять на убеждения, отношение или действия целевой аудитории. Так обстоит дело с письмом по связям с общественностью, объясняют Мелвин Л. ДеФлёр и Эверетт Э. Деннис, соавторы книги «Понимание массовой коммуникации: перспектива гуманитарных наук». Основная цель PR-письма - оказать положительное влияние на впечатление аудитории о компании. или организация.
Некоторыми примерами писем по связям с общественностью являются те, которые стремятся достичь следующих целей:
- Продвигать новый бизнес.
- Пригласите клиентов открыть платные аккаунты.
- Спасибо клиентам за их бизнес.
- Приветствую потенциальных клиентов в сообществе.
- Объявите о специальной продаже или услуге.
- Предложите стимулы для использования услуг компании.
Запросы и ответы
Самые обычные деловые письма либо отправляют запрос, либо отвечают на один, Zimmer и Camp. Примеры писем-запросов включают в себя резервирование комнаты для собраний, запрос ценового предложения, запрос на выписку счетов и назначение встреч. Тем не менее, Циммер и Кэмп советуют, чтобы эти обычные письма «не обрабатывались в обычном порядке». Поэтому при отправке запроса или ответе на него следует соблюдать определенные рекомендации:
- Предоставить полную информацию.
- Никогда не делайте необоснованных запросов.
- Будь точным и точным.
- Никогда не будь невежливым.
Претензии и корректировки
Клиенты иногда жалуются на неисправный сервис или продукцию. Когда такие случаи возникают, предприятия должны реагировать путем переговоров с клиентами, чтобы внести корректировку. Кроме того, предприятия также пишут письма с претензиями, например, когда поставщик не отправляет нужный продукт или не отправляет его вообще. Тем не менее, Zimmer и Camp говорят, что независимо от того, отвечаете ли вы или подаете претензию или корректировку, вы должны помнить о следующих правилах:
- Убедитесь, что у вас есть все факты.
- Будьте точны и полны при описании претензии.
- Избегайте обвинений, угроз или требований.,
- Будь вежливым.
- Предложите разумное решение, которое будет приемлемо для всех заинтересованных сторон.
Социальные коммуникации
Циммер и Кэмп пишут, что поздравлять работников бизнеса с особыми случаями - это «обычная вежливость и традиция». Работодатели также должны отправлять письма с соболезнованиями в случае потери или трагедии сотрудника, незамедлительно реагировать на официальные приглашения, признавать выход на пенсию и выражать благодарность за подарки, гостеприимство или особое обращение. Не признавая такие обстоятельства, компания изображает в плохом свете.
Убедитесь, что буквы правильно отформатированы:
- Используйте фирменный бланк.
- Выровняйте дату переписки справа от страницы.
- Поместите имя получателя, официальный заголовок и адрес внизу страницы, выровняв их по левому краю.
- Следуйте приветствию с запятой, а не с двоеточием, например: Уважаемый мистер Джонс,
- Двойной пробел между приветствием и первым абзацем буквы и между каждым абзацем. Тем не менее, один пробел в теле каждого абзаца.
- Не включайте справочные инициалы, копии примечаний и т. Д.
