Чтобы убедиться, что они соответствуют правилам Службы внутренних доходов (IRS) и законам штатов и местных органов власти, компании должны включать важную информацию о сотрудниках и компаниях в свои системы начисления заработной платы. Настройка и запуск различных компонентов, составляющих систему начисления заработной платы, требует должной осмотрительности и адекватного знания налогового законодательства. В результате компании обычно нанимают внешнего консультанта, бухгалтера или службу начисления заработной платы для внесения налоговых платежей, обработки W-2, управления планами выхода на пенсию и страхования и выполнения других обязанностей, связанных с начислением заработной платы.
Информация о сотруднике
Во время нового процесса найма компании должны собирать такую информацию, как медицинское страхование и формы W-4, чтобы определить, что следует вычесть из зарплаты сотрудника. Эти формы также предоставляют работодателям важную информацию, такую как номер социального страхования работника и их удерживаемая сумма для целей федерального и государственного налогообложения. Система также должна отслеживать и обрабатывать изменения, внесенные в статус освобождения от налогов, пенсии, планы страхования или пенсионные фонды работника.
Информация о зарплате
Как часть нового процесса найма, системы начисления заработной платы включают компонент, который определяет, какие сотрудники работают полный рабочий день, работают неполный рабочий день и имеют подрядчиков. Классификация работников в системе начисления заработной платы важна, поскольку правительство налагает высокие штрафы на компании, которые неправильно классифицируют работников.
Timesheets
Не зная количества часов, отработанных работником, работодатели не могут определить, за что платить работнику. В то время как некоторым работникам выплачивается заработная плата, другим выплачивается почасовая оплата или они назначаются как не освобожденные работники. Системы начисления заработной платы включают информацию о расписании или области, где почасовые и не освобожденные часы сотрудника регистрируются и проверяются на точность. Информация может быть собрана с помощью компьютеризированных часов, часов с перфокартами или бумажного расписания.
Применимые налоги и вычеты
Хотя IRS предоставляет компаниям налоговые таблицы для расчета налоговых удержаний сотрудников, поставщики и системы расчета заработной платы также могут предоставить эту информацию. Работодатели должны учитывать годовой доход за год, уровни заработной платы и налоговые льготы при суммировании применимых налогов. Кроме того, системы начисления заработной платы должны рассчитывать отчисления, сделанные с помощью пенсионных планов, 401 (k) с, страховых планов, профсоюзных взносов и наград. Отдел расчета заработной платы также отслеживает ссуды и другие отчисления, которые имеют предельные суммы, и прекращает вычеты из зарплатных чеков после погашения общей суммы.
Регистр заработной платы
Регистр заработной платы суммирует информацию о доходах и вычетах сотрудников в записи журнала, которая вставляется в Главную книгу для целей бухгалтерского учета и общих исследований. Регистры заработной платы также используются для создания налоговых отчетов. Эти документы подготавливаются персоналом для расчета заработной платы или генерируются с использованием компьютерных систем расчета.
Ручные платежи
Иногда компании выпускают ручные чеки сотрудникам между периодами оплаты из-за увольнения или ошибки расчета. Системы начисления заработной платы должны учитывать сумму чека в регистре начисления заработной платы для целей налогообложения и отчетности. Это гарантирует, что сумма удержания налога работодателя сверяется с вычетами работника.
