Отчет о гранте, полученном вашей организацией, является важным аспектом отношений между грантодательством и получателем гранта. Отчеты о грантах предоставляют информацию о действиях, выполненных в первоначальном грантовом предложении, новых результатах, подводных камнях, успехах и финансовых результатах. Честность, ясность и готовность к публикации отчета о гранте помогает учреждению, предоставляющему гранты, измерить его влияние и извлечь уроки из опыта вашей организации. Важно сообщить о конкретных результатах и мероприятиях, предложенных в первоначальном грантовом предложении. Отчеты о грантах обычно включают в себя сопроводительное письмо, титульный лист, описательную часть и финансовый раздел.
Сбор информации и делегирование задач
Когда вы начинаете писать отчет о гранте, вы хотите быть предельно ясными в отношении особенностей, предложенных вами в предложении о гранте, и хорошо знать проект, финансируемый этим грантом. Обратитесь к предложению о гранте и письму о предоставлении гранта.
Заблаговременно до истечения срока, указанного в отчете, обратитесь за помощью к руководителям соответствующих отделов, которые необходимы для получения гранта. Например, обратитесь к финансам и бухгалтерии для финансовых отчетов, сотрудникам программы для полевых отчетов, исполнительному директору для подписи и сообщениям для изображений.
Собирайте различные материалы и держите их у себя под рукой, когда вы складываете их вместе в отчет.
Напишите титульный лист и раздел с описанием.
Первый раздел представляет собой титульный лист и требует основной контактной информации и данных, которые свяжут ваш отчет о гранте с вашим первоначальным предложением о гранте. Этот раздел включает юридическое название вашей организации, диапазон дат проекта, описанного в гранте, имя исполнительного директора или президента вашей организации, имя контактного лица, наиболее знакомого с финансируемым проектом, и отчет о гранте. Также укажите свой полный почтовый адрес, номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, название проекта, сумму гранта, идентификационный номер гранта и цель гранта. Будьте уверены, что вся эта информация соответствует тому, что находится в оригинальной заявке на грант и наградном письме. В нижнем колонтитуле отчета укажите идентификационный номер гранта и номер страницы отчета.
В описательной части объясните, как финансирование проекта изменило вашу общину или жизнь людей, которым вы помогли. Вы можете предоставить количественные данные и статистику, например, уровень выпускников, уровень дохода или оценки. Вы также можете предоставить качественные данные, такие как опросы, интервью или истории людей или семей, которые воспользовались вашими услугами.
Сообщите грантодателю, если вы обнаружили что-то новое в результате гранта. Подробно объясните, произошло ли что-то неожиданное, хорошее или плохое.
Сообщите грантодателю, если вы работали в сотрудничестве с другими организациями и как это повлияло на проект. Это важно, потому что грантодатели ценят сотрудничество между организациями.
Поделитесь любыми уроками, извлеченными из проекта. Подробно опишите любые проблемы, которые возникли во время вашего проекта, и как вы их преодолели. Если вы делаете это хорошо, вы получите большое уважение со стороны грантодателя. Они ценят, когда некоммерческие организации говорят, что это так, а не покрывает ситуацию сахаром.
Сообщите грантодателю о планах на будущее. Укажите источники финансирования, если проект будет продолжен. Объясните, как вы можете изменить проект, учитывая новые извлеченные уроки.
Спасибо грантодателю за его щедрость в инвестировании в ваш проект. Выразите свою благодарность. Добавьте любые дополнительные соответствующие комментарии.
Включить финансы
Грантодатель может запросить конкретные финансовые отчеты, такие как доход, движение денежных средств и баланс. Подать запрошенную отчетность за год проекта. Объясните какие-либо крайние изменения в вашем финансовом состоянии с момента получения гранта до подачи заявления. Лучше, чтобы вы указали на это и дали хорошее объяснение, чем чтобы грантодатель открыл сам. Будь искренним.
Предоставить подробный отчет о средствах гранта, потраченных на конкретные проекты. Данные, которые вы предоставляете в этом разделе, должны напрямую соответствовать вашему бюджету в грантовом предложении.
Если у вас возникли непредвиденные расходы, включите их в отчет и определите их как таковые. Также объясните эти затраты в описательной части отчета о гранте.
Упакуйте отчет
Приложите короткое сопроводительное письмо с подробным описанием содержания отчета, в котором должен быть указан ваш идентификационный номер награды. Письмо должно быть от исполнительного директора или президента вашей организации к его или ее эквиваленту в учреждении, предоставляющем гранты. В письме следует еще раз поблагодарить донора за грант. Вы никогда не сможете по-настоящему поблагодарить.
Отредактируйте описание гранта с помощью еще одного коллеги. Получить окончательный вывод из финансов на финансовые. Убедитесь, что во время редактирования шрифт и тон отчета совпадают.
Приложите опросы, графики, карты, статистику или информацию, собранную для измерения вашего проекта. Вы кратко изложили наиболее важные аспекты в повествовательной части, но они должны быть доступны для справки. Представьте все данные максимально кратко.
Используйте рекламные вложения экономно. Грантмейкеры очень заняты и просто не имеют времени пробираться через все ваши листовки, фотографии и пресс-релизы. Выберите лучшие две или три фотографии, опубликованную или эфирную статью и, возможно, информационный бюллетень от вашей организации. Если вы решите прикрепить дополнительный материал, убедитесь, что он помогает вашему делу и напрямую связан с проектом.
Получите подпись у уполномоченного представителя вашей организации - вероятно, того же лица, которое подписало заявку на грант.
Отправить вовремя
Отправьте отчет о гранте в формате, указанном в письме о награждении. Грантовая организация может запросить электронное письмо, иметь онлайн-портал или отдать предпочтение трем копиям, отправленным почтой USPS. Всегда безопаснее перепроверить.
Подтвердить получение. Если вы не получили автоматическое подтверждение, вы можете связаться с соответствующим сотрудником учреждения, предоставляющего гранты, чтобы подтвердить получение вашего отчета о гранте.
Сохраните копию для своих записей. На случай, если что-нибудь случится с доставкой вашего отчета о гранте, вы должны быть готовы предоставить другую копию грантодателю.
