Записка - сокращение от меморандума - это письменное сообщение, в котором записывается информация, которой можно поделиться с группой людей в профессиональной обстановке. Хотя заметки могут быть отформатированы в различных шаблонах, важно включить важные части заметки, чтобы она стала эффективным средством коммуникации.
заголовок
Записка должна иметь заголовок, который указывает отправителя, адресата, дату и тему. Когда вы включаете имя человека в заметку, напишите его должность после нее. Укажите свое собственное должность после своего имени в поле «От». Заголовок идет вверху заметки, предшествующей тексту. Если записка срочная, в вашем офисе может быть обычной практикой писать слово «Срочно» в верхней части заголовка.
Обзор, который следует за заголовком, кратко объясняет содержание заметки. В обзоре укажите цель заметки, например, чтобы представить идею или ответить на задание, которое вам дали. Обзор дает читателю основную идею о том, о чем записка, так что она может решить, читать ли заметку немедленно или позже.
контекст
Контекстный раздел памятки дает справочную информацию о представляемой информации. Это помогает читателю понять связь записки с деловыми отношениями. Например, вы могли бы написать «Из-за современных технологических протоколов …» Эта фраза и другие подобные ей помогают читателю поместить заметку в контекст того, что еще происходит в бизнесе.
Задачи и решения
Если цель вашего меморандума состоит в том, чтобы объяснить задачи, которые вы будете выполнять в соответствии с контекстом, вы можете сказать об этом в следующей части меморандума. Например, вы можете сказать: «Я буду изучать исследования рынка технологий …». Это дает читателю представление о следующих ваших шагах. Если ваша памятка должна представить резолюцию, вы можете написать: «Мои выводы заключают, что новая технология не пойдет на пользу нашей компании, потому что …»
подробности
Некоторые записки требуют включения деталей. Если вам необходимо включить статистику, данные или информацию об исследовании рынка, предоставьте эти подробности в новом абзаце. Эти поддерживающие идеи известны как дискуссионная часть меморандума.
Заключение
Завершите свою заметку кратким заключением, которое расскажет читателю, что вы надеетесь получить от его чтения. Заключительный сегмент также должен дать читателю понять, что вы приветствуете вопросы или комментарии для обсуждения.
Вложения
Если вы ссылаетесь на графики, диаграммы, политики, отчеты, протоколы или другие деловые документы в своей заметке, приложите их к обратной стороне заметки. Включите на странице заметки внизу примечание, что один или несколько документов прилагаются.
