«Я хочу, чтобы этот отчет был первым делом в понедельник утром!» разгневанный босс кричит своему потрясенному подчиненному в фильмах, телепередачах, книгах и, вероятно, в нескольких реальных бизнес-средах. Вместо того, чтобы пугаться идеи составления отчета, приветствуйте его как возможность продемонстрировать свою работу. Деловые отчеты являются жизненно важными документами, потому что они часто объясняют сложные моменты, проблемы или исследования ясно и кратко. Отчеты привлекают внимание, потому что они официальные. И поскольку вы пишете отчет, вы сами решаете, что в него добавить.
Что такое бизнес отчет?
Материальный документ. Businessdictionary.com определяет доклад как «документ, содержащий информацию, упорядоченную в повествовательной, графической или табличной форме, подготовленную на разовой, периодической, периодической, регулярной или обязательной основе».
Тот факт, что бизнес-отчет является документом, только подчеркивает его важность. Несмотря на то, что вы можете быть в повестке дня собрания, чтобы предоставить отчет об активах, приобретенных в течение квартала, во время и после презентации, у вас будет деловой отчет, на который можно сослаться, и вы также можете разослать копию присутствующим. Помните страшные книжные отчеты, которые вам приходилось делать в школе? Чтение книги было первым шагом, затем вы должны были написать резюме того, что вы прочитали. Иногда вам даже приходилось представлять свой отчет всему классу. Но, чтобы выручить вас, у вас в руках был ощутимый отчет, на который можно сослаться. Вот как важен отчет.
Снимок во времени. Бизнес-отчет - это подборка фактов и статистических данных об определенном аспекте бизнеса. Обычно это снимок во времени, отчет за определенный период. Например, годовой отчет охватывает важные финансовые данные и происшествия, предоставляя финансовые снимки за этот год, тогда как квартальный отчет охватывает конкретный квартал года.
Большинство отчетов, независимо от типа или цели, охватывают определенный период. Финансовые отчеты охватывают определенный период. Финансы компании меняются из года в год и из месяца в месяц. Даже отчет о доступных продуктах является точным только в течение определенного промежутка времени, поскольку новые продукты вводятся, а старые выпускаются.
Формальный или неформальный. В зависимости от цели и того, кто его увидит, отчет может быть формальным или неформальным. Официальные отчеты - это те, которые будут просмотрены и проверены боссами, высшим руководством, клиентами, потенциальными клиентами или инвесторами или даже общественностью. Как и все отчеты, они должны быть хорошо написаны и представлены без опечаток или орфографических ошибок, их легко понять и с точностью до копейки.
Неформальные отчеты не менее важны. Для сотрудников, которые должны заполнить свои отчеты о расходах, чтобы получить возмещение, они имеют наибольшее значение. Как правило, неофициальные, эти отчеты содержат описания, даты и суммы в долларах, введенные в форму компании. Если сотрудники не заполняют отчет полностью и своевременно, им не могут быть возмещены расходы на авиабилеты, такси и питание клиентов, за которые они заплатили в своей недавней командировке.
Отчеты под другими именами. Многие, если не большинство, бизнес-отчеты даже не называются отчетами. Это могут быть отчеты, такие как отчет о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках или другие финансовые отчеты, такие как балансы. Или это могут быть обзоры бюджета или прогнозы продаж.
Причины использовать бизнес-отчеты
Чтобы подготовить отличный отчет, это помогает понять, для чего этот отчет будет использоваться.
Суммировать. Отчеты помогают объяснить сложную идею, процесс или финансовое состояние компании в ясной и понятной форме. Месяцы накопленных данных или годы исследований могут быть обобщены в кратком отчете. Конечно, в нем могут быть не все детали, которые были раскрыты в исследовании, но отчет предоставит тем, кто читает отчет, краткое резюме исследования или данных.
Упростить. Люди, которые будут просматривать ваш отчет, могут не иметь времени, желания или умения оценивать все данные и исследования, которые стоят за ним. В любом случае у них есть своя работа. Ваш отчет дает им то, что им нужно знать.
Уточнить. Если бы 10 человек прочитали и просмотрели все данные и результаты исследований, которые вы собрали, они пришли бы к различным выводам. Ваш отчет гарантирует, что все они работают с одной и той же точки зрения, потому что вы предоставляете им одинаковые данные.
Убедите. Скажем, ваша компания хочет убедить инвесторов вкладывать средства в новую идею. Ваш отчет будет включен в бизнес-план, который будет передан инвесторам. Другие сотрудники будут составлять отчет о прибылях и убытках компании и другие отчеты о финансовом состоянии, но ваш отчет будет представлять собой прогноз продаж, в котором будет указано, где, по мнению компании, неиспользованные рынки и объемы продаж, которые они могут принести. Финансовые отчеты важны, но ваш отчет может убедить инвесторов принять участие в заседании или нет.
Докажите точку. Бизнес-отчеты часто используются, когда необходимо принять жесткие решения, например, о сокращении, что может привести к увольнениям. Никто не хочет идти в этом направлении, но когда перед ними отчет, показывающий неуклонное снижение прибыли по сравнению с расходами, такими как зарплата, становится ясно, что нужно сделать. Или, с другой стороны, отчеты могут показать, может ли компания выйти на новые захватывающие направления.
Решить проблему. Вы были на собраниях, где дискуссии о проблеме шли вокруг и вокруг, не находя жизнеспособного решения. Но если вы публикуете свои отчеты на большом проекционном экране, все смотрят на одну и ту же проблему одновременно. Просмотр осязаемого документа с таблицами и графиками, показывающими, где на самом деле стоит ситуация, позволяет всем вместе проанализировать один и тот же материал и вместе прийти к решению.
Типы бизнес-отчетов
Существует бесконечное количество бизнес-отчетов, которые можно написать, тем более что вы также можете написать свой собственный настраиваемый отчет и озаглавить его по своему желанию. Однако в целом деловые отчеты делятся на четыре категории: пояснительные, аналитические, прогрессивные и юридические. Конечно, они могут и не перекрывать друг друга. Отчет о проделанной работе, например, также может быть пояснительным. Но его основная цель - дать информацию о ситуации.
Пояснительные доклады. Некоторые деловые отчеты написаны, чтобы объяснить ситуацию или тему, чтобы каждый мог понять это. Вы можете написать, например, пояснительный отчет, чтобы объяснить проведенное вами исследование. Если вы представите только таблицу с результатами своего исследования, вы, естественно, будете завалены вопросами о причине исследования, вашей методологии, размерах выборки и многом другом. Таким образом, вместо таблицы результатов, вы должны начать с краткого изложения причины, по которой вы провели исследование, и того, как вы его провели, например, с помощью опросов по телефону или по почте, отслеживания данных за определенный период времени или какой-либо другой методологии. Затем вы объясняете результаты своего исследования, используя таблицу, диаграмму или другой метод, который проясняет результаты. Затем вы обобщите результаты в нескольких предложениях.
Аналитические отчеты , Этот тип отчета обеспечивает анализ, возможно, путем сравнения двух ситуаций или возможностей. Вместо того, чтобы просто объяснять, аналитический отчет выполняет, по крайней мере, часть анализа результатов для читателя. Вы можете использовать визуальные эффекты в своем аналитическом отчете для демонстрации своих точек зрения, таких как диаграммы или таблицы данных.
Отчеты о проделанной работе. Как школьные табели успеваемости, отчеты о прогрессе показывают, как идут дела прямо сейчас. Они не основаны на горах исследований или анализа; это обновление для людей, которым он нужен. Годовые отчеты, финансовые отчеты, такие как отчеты о прибылях и убытках, и другие отчеты, которые представляют собой моментальные снимки на определенный момент времени, являются отчетами о проделанной работе.
Юридические отчеты. Любой отчет, который компания обязывает по закону собирать и публиковать, подавать или отправлять другому лицу, представляет собой тип юридического отчета. Юридические отчеты также иногда заполняются, чтобы защитить компанию от потенциальных судебных исков или других юридических проблем. Если отчет составлен для целей налогообложения или требуется Комиссией по ценным бумагам и биржам, судом или другим официальным лицом, он относится к правовой категории.
Пример написания общих отчетов
По данным онлайновой письменной лаборатории Университета Пердью (OWL), большинство бизнес-отчетов не имеют универсального формата. Проверьте, есть ли в вашей компании предпочтительный формат отчета, который вы пишете. Если нет, вы можете составить его так, как считаете нужным. Тем не менее, у OWL есть предложения, которые помогут вам убедиться, что вы охватили все основы и написали лучший отчет, какой только можете.
- Держи это кратко.
- Знай свою аудиторию и пиши им.
- Используйте заголовки и выделите важные моменты.
- Поставьте ваши самые важные выводы, аргументы или пункты в первую очередь.
- Решите, включать ли ваши выводы или оставить это для читателей.
Содержание вашего отчета будет варьироваться в зависимости от его цели и аудитории. Что касается внутреннего отчета, аудитория уже знает о компании, поэтому вам не нужно вводить их в эти детали. Однако для публичного отчета или отчета с несколькими аудиториями будет полезна некоторая справочная информация о компании.
Заголовок / титульный лист. Каждый отчет нуждается в четком заголовке, который объясняет, что он будет раскрывать. Это не место, чтобы быть умным; прозрачность является ключевым. Для короткого или неофициального отчета подойдет простое название в верхней части страницы с указанием дат, если это применимо. Например:
Сводка доходов и расходов, первый квартал 2018 года
Официальным отчетам нужна титульная страница с заголовком, датой и автором, например:
Сводка доходов и расходов
Первый квартал 2018 года
Приготовленный
(ваше имя)
Если отчет готовится для конкретного человека или группы, добавьте его после своего имени, например:
За
Компания XYZ, Inc.
Вступление. Начните с краткой истории или соответствующей справочной информации о компании, если вы считаете, что это необходимо. Затем кратко объясните, почему был подготовлен этот отчет. Если в отчете представлены результаты исследования, кратко объясните методологию исследования. Для краткого отчета это должно быть несколько предложений. Формальный отчет может включать всю страницу. Некоторые официальные отчеты начинаются с резюме, в котором дается обзор или краткий обзор отчета, так что, если это все, что кто-то читает, они все равно поймут отчет.
Оглавление. В длинном отчете перечислены разделы и визуальные элементы с номерами страниц.
Тело отчета. Здесь вы помещаете свои данные, суть или наиболее важную информацию вашего отчета. Включите визуальные элементы, такие как диаграммы, диаграммы, таблицы или графики, а не только текст. Визуальные эффекты показывают людям то, что вы хотите, чтобы они знали, и они интерактивны, что привлекает внимание ваших читателей. Таблицы, графики и другие визуальные подтверждающие документы являются «доказательством» того, что вы сообщаете. Всегда начинайте с самых важных данных.
Результаты. Этот раздел не является обязательным и зависит от ваших читателей.Вы хотите рассказать им, как интерпретировать результаты, или позволить отчету говорить за себя? ****
Выводы. Официальные отчеты должны заканчиваться суммированием результатов, были ли они ожидаемыми или неожиданными, и как они повлияют на будущие решения.
Исключения. Ежегодные и квартальные отчеты являются примерами, которые могут быть более креативными. В частности, если бизнес обращается к широкой публике, такой как годовой или квартальный отчет больницы, об обновлениях лучше всего рассказать через убедительные истории о спасенных жизнях или о том, как сотрудники применяют самые современные методы. Предприятия также могут связывать свои успехи таким образом, проводя собеседования с сотрудниками, проводящими передовые исследования, или изобретая новые интересные продукты.
В конце концов, как вы пишете свой отчет, зависит от вас. Просто кратко, помните свою аудиторию и включайте информацию, которая четко передает ваше сообщение. Нет пота. Вы получите его на стол вашего босса в кратчайшие сроки.
