Если в вашей организации работает более одного сотрудника, и эти сотрудники путешествуют или совершают покупки для компании по своим личным кредитным картам, вам необходима политика возмещения расходов по кредитным картам.Политика возмещения расходов по кредитным картам позволяет вам определить, какие расходы будут возмещены, установить предел расходов и проинформировать сотрудников о том, как работает процесс возмещения.
Определите, нужно ли предварительное одобрение
Возмещение расходов сотрудников по кредитным картам может стать кошмаром бюджета, если человеческие ресурсы и бухгалтерия не имеют представления о том, каких расходов ожидать. Требование предварительного одобрения для некоторых или всех расходов по кредитной карте может устранить шок от наклеек во время сверки расходов на возмещение по кредитной карте. Формы авторизации командировок или расходов и заказы на покупку могут помочь менеджерам остановить несанкционированные расходы, помогая персоналу и бухгалтерии получить приблизительное представление о расходах, которые будут возмещены.
Установить лимиты расходов
Ограничение возмещений по кредитным картам путем установления лимитов расходов является еще одним способом, с помощью которого политика возмещения по кредитным картам может помочь предотвратить бюджетные проблемы. Установление лимитов расходов на питание, отели и развлечения будет контролировать возмещение расходов на поездки, в то время как возмещение расходов на услуги или материалы должно контролироваться с помощью заказов на покупку или предварительной авторизации. Например, стандартные надбавки на питание могут устранить необходимость для сотрудников сдавать квитанции и могут быть полезны для организаций, которые обрабатывают значительные суммы возмещения.
Определите, какие расходы будут возмещены
Любая политика возмещения по кредитной карте должна четко определять, какие расходы будут возмещены. В то время как расходы на питание, проезд и проживание являются стандартными расходами на возмещение, корпоративная культура может диктовать другие расходы, которые подлежат возмещению, такие как расходы на развлечение клиентов, включая или исключая алкогольные напитки и услуги прачечной для длительных деловых поездок. Ваша политика должна определять, какие затраты могут быть возмещены и когда, чтобы избежать злоупотребления сотрудниками счетами расходов.
Определить, что необходимо для обоснования возмещения
Возмещение расходов по кредитной карте сотрудника может быстро стать проблематичным для бухгалтерского учета и управления персоналом, если политика возмещения не определяет, какая документация требуется. В то время как некоторые компании полагаются на отдельные квитанции, другие используют квитанции по электронной почте или аннотированные копии выписок по кредитным картам или устанавливают стандартные надбавки для большинства возмещаемых расходов, чтобы вообще избежать лишних документов. Объем возмещений, которыми занимается ваша организация, должен определять вашу политику.
