То, как вы отправляете конверт в почтовый ящик, может показаться незначительным, но в деловом мире даже мелкие детали могут создать или сломать вашу профессиональную личность. Кроме того, то, насколько хорошо вы обращаетесь к своей почте, может повлиять на то, как она обрабатывается, и на скорость, с которой она доставляется, по данным Почтовой службы США (USPS). Чем точнее адрес, тем лучше. Поэтому, прежде чем отправлять следующий небольшой или большой почтовый фрагмент поставщику, субподрядчику, потенциальному спонсору, клиенту или потенциальному клиенту, правильно добавьте P.O. номер коробки и проверьте несколько других деталей рассылки.
Старшина Адрес коробки или улицы
Когда вы обращаетесь к конверту с клиентом или партнером, не включайте P.O. номер коробки а также адрес улицы. Используйте один или другой, а не оба. Если вы решили использовать адрес улицы, и он включает в себя указатель направления, такой как SW для юго-запада, не пропускайте его. Адрес улицы может варьироваться в зависимости от его направления, в то время как почтовый ящик представляет собой запираемый отсек с уникальным номером.
Периоды и сокращения
Как насчет периодов в сроке П.О. коробка? И следует ли использовать его сокращенную форму для обращения к конверту? USPS предпочитает, чтобы вы пропускали все точки (и запятые) и использовали стандартные сокращения в блоке адреса, поэтому просто напишите его как «PO BOX», а не «P.O. BOX».
Позиционирование П.О. Номер ящика в адресном блоке
Адресный блок состоит из всех строк в адресе. Порядок каждой строки важен для эффективной обработки. Начните почтовый адрес с имени получателя, примерно по центру конверта. Ниже названия укажите название компании, если применимо. Затем добавьте номер почтового ящика (или адрес улицы). В последней строке укажите город, штат и почтовый индекс.
- Джо получатель
- ПОЛУЧАТЕЛЬ КОНТРАКТА
- PO BOX 123
- CHICAGO IL 60601
Для всей внутренней или международной почты пишите адреса как можно более разборчиво. В соответствии со стандартами USPS выровняйте каждую строку адресного блока слева и, желательно, запишите все слова и сокращения заглавными буквами. Опять же, без точек или запятых. Напишите свой обратный адрес в том же формате, что и адресный блок. Поместите обратный адрес в верхнем левом углу конверта.
Имея дело с П.О. Обозначения ящиков
Если вы посмотрите адрес и заметите, что P.O. номер коробки появляется вместе с обозначением, таким как CALLER, BIN или DRAWER, пропустите обозначение на конверте. Например, вместо того, чтобы писать «BIN M», пишите «PO BOX M» при адресации исходящей почты.
Улучшение разборчивости и эффективности
Компании обычно имеют много входящей и исходящей почты, поэтому написание адресов вручную кажется непрактичным. Подумайте об использовании принтера для создания адресных меток, которые улучшают читабельность адресов и эффективность рабочей нагрузки. Если у вас есть учетная запись USPS, вы можете использовать функцию Click-N-Ship для печати этикеток для приоритетной почты, покупки марок, установки предпочтительного языка для ваших международных клиентов и многого другого. Использование таких инструментов не только помогает оттачивать ваш профессиональный имидж, но, что более важно, дает вам время тратить на развитие своего предприятия.
