Есть определенные вещи, которые вы можете общаться с другими людьми в вашем офисе с помощью рассылки заметок. Записка, как правило, сообщает что-то важное коллегам по работе и обычно распространяется по крайней мере более чем на одного человека в компании. Также можно использовать заметку, чтобы все знали о чем-то срочном, например, о потерянных файлах. Потерянные файлы могут повлиять на работу предприятия, и работники должны быть предупреждены о проблеме и о том, как они могут помочь как можно скорее.
Заполните заголовок для заметки о потерянных файлах. Это включает в себя строку для даты, субъекта, кому эта памятка и от кого она. Эти строки обозначены как «Дата», «Тема», «Кому» и «От». Субъект должен хотя бы сказать «Потерянные файлы», но также может описывать, какие файлы были потеряны.
Кратко объясните проблему в первом абзаце прямо под заголовком. Это должно определенно включать, какие файлы потеряны, такие как файлы для определенного клиента или проекта. Он также может включать информацию о том, как вы считаете, что файлы были потеряны, где они могут быть и насколько срочно нужно их найти.
Опишите подробнее о проблеме в следующем разделе. Получить более подробную информацию о потерянных файлах на данный момент. Вы можете предоставить подробную информацию о клиенте или проекте, для которых предназначены файлы, или дополнительную информацию о том, как сотрудники могут искать файлы. На этом этапе укажите конкретную дату, к которой должны быть найдены файлы.
Сообщите получателям памятки именно то, что вы хотите, чтобы они сделали в последнем разделе. Это должны быть конкретные действия, такие как поиск в базе данных X или просмотр всех ваших личных файлов на случай, если вы сохранили потерянные файлы на компьютере вашей компании или на флэш-накопителях. Повторите дату, к которой файлы должны быть найдены.
Вычитайте памятку. Убедитесь, что вы не включили конфиденциальную информацию о файлах, о которых не должно быть письменной записи. Также убедитесь, что вы четко указали важность поиска потерянных файлов.
