Хорошо составленная памятка поможет вам быстро получить разрешение на приобретение компьютеров для вашей компании или организации. В записке должны быть четко указаны потребности в компьютерах, почему покупка должна быть совершена сейчас и четко обозначены любые возможные альтернативы. Записка должна быть основана на деловых причинах, а не личных желаниях.
Соберите информацию о текущем состоянии компьютеров вашей организации. Узнайте, достаточно ли компьютеров для всех членов организации, условий их работы и когда они были приобретены. Узнайте первоначальную цену покупки и сравните ее с текущими ценами. Соберите данные о деньгах, потраченных на ремонт. Документируйте качество оборудования и устарело ли оно. Интервью людей, которые используют текущие компьютеры. Спросите об их симпатиях и антипатиях. Спросите, чувствовали ли они, что их компьютеры дома лучше, чем их офисные компьютеры, и если да, то почему.
Свяжитесь со своими сверстниками в других организациях. Соберите как можно больше информации о компьютерах, которые они используют, о том, как долго они работают, и о любых планах по обновлению.
Подумайте об использовании собранных вами данных для проведения SWOT-анализа. SWOT означает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. SWOT-анализ особенно полезен, когда вы пытаетесь оправдать крупную покупку для большой организации. Тем не менее, подготовка SWOT для любого решения может помочь вам создать лучший аргумент. SWOT-анализ поможет вам определить, насколько сильны ваши компьютерные технологии сегодня, их недостатки и возможности для улучшения. Также будут рассмотрены угрозы, например, как ваша компания может отстать от времени и потерять бизнес для конкурентов, если она продолжит использовать устаревшие технологии. Наконец, соберите информацию о ценах от нескольких поставщиков.
Напишите памятку, используя все необходимые данные. Обязательно сосредоточьтесь на экономическом обосновании покупки; фактический заказ на покупку придет позже. Спорьте ясно и убедительно. Представьте памятку и получите одобрение.
