При уведомлении сотрудника, поставщика или держателя полиса о том, что их контракт не продлевается, вам необходимо отправить письмо без продления. Написание этого письма с тактом и профессионализмом может способствовать дружному разделению, не говоря уже об экономии времени и душевных страданий. Это несколько сложный маневр; письмо о невозобновлении должно быть сбалансировано между четко заявленной позицией и чувствительностью к эмоциям получателя.
Четко заявите о своем намерении
Четко сформулируйте свою цель. Двусмысленность может открыть дверь для путаницы позже. Указав название предприятия или организации, о которой идет речь, объясните, что читатель не продлен. Для более деликатных вопросов, таких как работа, письмо должно следовать за телефонным звонком или личной встречей с кратким объяснением причин невозобновления.
Пример:
Вы получаете это письмо, потому что в настоящее время вы предоставляете нам ежемесячный кофе для нашего офиса, который мы должны отменить в следующем месяце.
Обеспечить предысторию
Дайте правдивую причину невозобновления. Ваш получатель заслуживает обоснованного объяснения этого решения. Во многих случаях причина может быть такой простой, как изменение политики, сокращение бюджета или регулярное увольнение с должности. Если решение было основано на низкой производительности, скажем так с примером. Избегайте наглости или чрезмерно обвинительных заявлений; вместо этого оставайтесь спокойными и профессиональными. Убедитесь, что у вас есть конкретные сообщения об инцидентах, подтверждающие любые заявления о неправомерных действиях или плохой работе, если решение окажется под вопросом.
Пример:
Вас не обновляют из-за вашей работоспособности, особенно с точки зрения пунктуальности и приверженности работе.
Обсудить доступные варианты
Объясните варианты, доступные получателю. Для изменения политики, дать альтернативы и конкретную дату прекращения. В случае невозобновления контракта на рабочем месте или с поставщиком важно не только указать временные рамки, но и инструкции, касающиеся оставшегося времени отпуска и обязанностей. Это также возможность, если вы захотите, проинформировать получателя о процедуре подачи апелляции о невозобновлении. Предоставьте контактную информацию для лица, ответственного за этот процесс, или ссылку на соответствующий веб-сайт для получения дополнительной информации.
Пример:
Обратите внимание, что ваше обслуживание у нас прекратится с 1 февраля. Хотя в настоящее время мы не нуждаемся в ваших услугах, мы можем в будущем по мере увеличения нашего бюджета, поэтому, пожалуйста, не забудьте проконсультироваться с нами позже в этом году, когда мы переоценим нашу необходимо.
Вежливость имеет значение
Будь вежливым. Во многих случаях невозобновление становится неожиданностью для получателя, и это может быть трудное письмо для прочтения, поскольку оно часто представляет существенное изменение жизни или дохода. Поблагодарите сотрудника, держателя полиса или поставщика за их время и вклад в бизнес и, где это уместно, пожелайте им удачи в их будущих начинаниях. Однако не упоминайте о каких-либо опасениях или сомнениях относительно решения, поскольку это может указывать получателю на то, что он или она должны оспорить решение или даже подать его в суд.
Пример:
Спасибо за ценный вклад, который вы внесли в наш бизнес. Мы желаем вам удачи в будущих начинаниях.
Правильный формат
Подпишите письмо своим именем и должностью. Укажите свой титул и контактную информацию, чтобы получатель понял ваши полномочия в принятии решения и смог связаться с вами с вопросами. Если вы просто сообщаете об изменении политики, добавьте, что невозобновление соответствует этой политике, и приложите его для справки.
Обязательно прочитайте мелкий шрифт
Если у вас есть письменный договор с лицом или службой, которые вы решили не продлевать, обязательно прочитайте мелкий шрифт. Там могут быть конкретные сведения о том, как и когда вы можете расторгнуть договор, который вы должны соблюдать, чтобы не столкнуться с нарушением условий договора. Если это автоматически продлеваемый договор, например, на ежемесячную услугу, напишите в письменной форме свой запрос на расторжение и отправьте его в соответствующий отдел. Не забудьте указать дату, когда вы хотите прекратить обслуживание. Это зависит от вас, если вы хотите указать причину. Если вы не отмените подписку до периода продления, возможно, вам придется заплатить штраф за расторжение, поэтому запишите любые крайние сроки для отмены, когда вы заключаете автоматически продлеваемый договор.
