Независимо от того, сколько наличных денег у группы в сундуках, поиск способов сэкономить на мероприятиях имеет смысл для бизнеса - и даже более того, если это событие направлено на сбор средств для организации. Снижение затрат благодаря продуманному творческому планированию требует дополнительного времени для встреч и расстановки приоритетов, а не потакания. Выплата может принести больше денег, чем вы выплатили, или, по крайней мере, помочь избежать начала следующего квартала в минусе из-за вечеринки.
Планируйте заранее. Лучший способ зафиксировать цены и найти выгодные предложения требует, чтобы ваш комитет по проведению мероприятий собрался как минимум за шесть месяцев, чтобы найти выгодную сделку. Попытка собрать что-то вместе в последнюю минуту не дает места для переговоров, в результате чего вы платите полную цену за то, что вы могли бы получить по цене или меньше.
Составьте бюджет и придерживайтесь его. Когда цель заключается в том, чтобы делать что-то недорого, прежде чем начинать мозговой штурм, придумайте твердое число, чтобы начать, предлагая границы и позволяя группе расставить приоритеты, куда уходят эти доллары.
Обсудите способы сэкономить деньги прямо у ворот. Посмотрите на такие варианты, как просить преданного донора предложить свой дом для домашней вечеринки или обменять часы работы волонтера в местном общественном центре в обмен на бесплатное пользование своим учреждением. Если поблизости находится кулинарная школа, разместите листовки с информацией о студентах, которые хотят попробовать свои новые кулинарные навыки для организации вашего мероприятия, или спросите специалиста, можете ли вы снизить расходы, предоставив собственный официант или бармена.
Изучите стоимость пунктов контрольного списка перед принятием идеи или контракта. Аренда залов, предприятий общественного питания, музыкантов, расходы на печать и вечеринки быстро складываются. Перед тем, как все будут в восторге от определенного заведения или группы, которую вы знаете, ознакомьтесь с реальной ценой.
Используйте ресурсы под рукой. Обратитесь к вашему совету или базе добровольцев, чтобы помочь с этим событием, будь то печать и доставка листовок, чтобы сэкономить расходы на печать или попросить кого-то пожертвовать или предложить аудио-видео оборудование для вечерней презентации. Подключение к вашей основной базе может привести к значительной экономии.
Объединитесь с другой группой единомышленников, чтобы принять участие в мероприятии. Это не только позволяет разделить расходы и обязанности, но также продвигает ваше мероприятие среди широкой аудитории и может привлечь дополнительное внимание.
Используйте бесплатные сетевые материалы. Несмотря на то, что онлайн-продвижение проходит быстро и просто, ваша группа также может использовать общественные бюллетени, предлагаемые радио, телевидением и газетами. Пишите и распространяйте пресс-релизы о вашем мероприятии и продвигайте информацию, которая может привлечь ваше внимание к местным новостям.
Не думайте, что вы получите что-то даром. Возможно, у вас самая любимая некоммерческая или общественная организация в этом районе, но это не обязательно означает бесплатную поездку за товарами и услугами. При запросе скидок или пожертвований предложите взамен что-нибудь, например выделенное упоминание во всех рекламных материалах, приглашения на рассылку новостей и информацию о мероприятии.
подсказки
-
Следите за скрытыми расходами, такими как дополнительные расходы на аренду, просроченные платежи или надбавки к оплате, и сделайте все возможное, чтобы учесть их или избежать их всех вместе.
